¿Es tan fácil el GTD como dicen? (post-379)

votar

GTD_productividadDesde hace tiempo vengo leyendo sobre métodos de productividad personal para ver en qué me pueden servir. Soy consciente de las ventajas de organizarse bien, y tengo a un buen amigo en #Redca como José Miguel Bolívar, que es el culpable de que quiera seguir curioseando en ese mundillo llamado GTD (Getting Things Done). Además de visitar con frecuencia su blog Optima Infinito, me he leído casi todos los libros de David Allen, y también referencias del género en versión hispánica como Berto Pena, Jerónimo Sánchez y Jeroen Sangers, entre otros.

Ver la tranquilidad con que José Miguel gestiona los proyectos (y su vida), a pesar de las muchas cosas que hace, siempre me hizo creer que hay algo válido en el GTD como método de organización. Hemos conversado mucho sobre eso, y el tío no se cansa de repetirme lo bueno que ha sido para mejorar sus rutinas de trabajo, así que le prometí que en algún momento escribiría sobre mis lecturas y probaturas con el GTD, desde la perspectiva de un usuario que suele resistirse a metodologías de ese tipo.

Empezaré por reconocer que mi constancia y regularidad son de dudosa reputación para procesos o metodologías repetitivos que hay que seguir a largo plazo. Sé que hay algo en mí que me tienta a cambiar las cosas, a huir de las rutinas y a cansarme de ellas. Una especie de placer macarra, de liberación, cuando me salgo del molde. Así que mis métodos de organización personal tienen que ser muy simples, minimalistas, para que me funcionen.

El discurso de los “GTDistas” no es tan uniforme como puede parecer, y hay variaciones dentro de la misma escuela. Algunos son más flexibles que otros. Por un lado, dicen que hay que adoptar el sistema con el que uno se sienta más cómodo para que el aprendizaje sea lo más natural posible. Ese concepto lo compro, me parece perfecto. Por el otro, insisten en que si no se aplica el sistema completo, no se consiguen auténticos resultados. Si bien ambas miradas no son del todo contradictorias y conforman un continuo en el que cada uno se puede situar donde quiera, a mí me queda la sensación a veces de que el GTD más ortodoxo peca de cierto maximalismo que lo hace un método engorroso, y poco accesible a mucha gente.

También me produce perplejidad escuchar (y leer) a expertos de GTD decir que todo lo que proponen es fácil de hacer. El propio David Allen lo dice literal, con esas palabras, en la introducción de su primera obra, aunque después (en sus siguientes libros) parece haber ido matizando esa afirmación, seguramente por prudencia y respeto hacia los que han sufrido para aplicar su sistema.

Siendo cierto que el caos genera agobio, apenas se habla del agobio que produce el exceso de organización a ciertos tipos de personas. Por ejemplo, las recomendaciones del GTD sobre cómo gestionar las bandejas de entrada a mí me abruman (tener varias bandejas, hacerlo a diario, clasificar las entradas según significado, dejar la bandeja a cero cuando se procesa, etc.) Un sistema de procesamiento así, tan tiquismiquis, necesita un sentido del orden y de las rutinas que yo, y la mayoría de la gente (creo que) no tiene. Empeñarme en adoptar un sistema tan exigente, en lugar de liberarme de estrés como ellos dicen, me lo añadiría, y sé que es un tema de personalidad porque a otros les puede ir de maravilla.

Los GTDistas más honestos reconocen que al principio cuesta mucho implantarlo, pero que a la larga termina simplificándonos la vida. Intuyo que tienen razón, aunque mi sensación es que el sistema eleva tanto las barreras a la entrada al principio (con su rigorismo) que son pocos los que llegan al final para darse cuenta de que es cierto que se las ha simplificado. Por eso a mí me gusta la idea de empezar mordisqueando el GTD por algunos trucos y consejos, ir degustándolo por las prácticas más sencillas, y así llegar hasta donde cada uno quiera y pueda.

Yendo el grano, lo que yo echo en falta es una especie de “GTD por capas”, por niveles, en forma de escalera, que vaya elevando los grados de complejidad, para que cada cual suba según lo cómodo que se sienta. En los primeros escalones estarían los trucos y consejos con el ratio coste/beneficio más favorable, o sea, los más fáciles de usar en relación con el impacto que producen en la productividad, y a partir de ahí, nos vayamos animando a probar nuevos escalones siendo conscientes de que exigen más esfuerzo.

Igual eso ya existe, pero yo lo desconozco. Me gustaría insistir en que no estoy hablando de cambiar el GTD, sino su forma de explicarlo. Ya dije que he leído muchos libros y blogs, y en la mayoría me da la impresión de que falta empatía hacia el “sector-hueso”, ese que tiene que superar el  hándicap volitivo del perfil de personalidad menos estructurada. La pedagogía que se usa es del tipo Lo-tomas-o-lo-dejas, con sistemas demasiado compactos, en lugar de adoptar un enfoque gradual, de aproximaciones sucesivas, como el “GTD por capas”. Ni he visto en ningún sitio una “Escalera del GTD”, como la que sugerí antes, que ayude a los novatos como yo a ir motivándonos con nuevos pequeños logros mientras intentamos subir escalones.

Estoy hablando siempre desde mi propia experiencia, que no tiene por qué ser la tuya. Lo que está claro es que no pertenezco al “sector-jamón” como David Allen, ese señor que viaja a todos los sitios con su portafolio con archivadores de plástico perfectamente actualizados. A ese tipo de personas es mucho más fácil venderle el GTD más ortodoxo.

Antes de terminar, quiero decir que a pesar de esa narrativa rocosa con que a veces se vende el GTD, he descubierto en él verdaderas joyitas en forma de rutinas y hábitos muy prácticos que pueden tener un impacto tremendo en mi productividad personal. No compro el sistema completo, porque me sobrepasa, pero sí una buena colección de “truquillos” que después de probarlos, he visto que me funcionan genial.

Así que con este post inicio un seriado de entradas (no os asustéis, serán 3 o 4 a lo sumo) sobre mi experiencia con el GTD como método de productividad personal. Haré algunas reflexiones en torno a conceptos medulares como “perspectiva”, “hacer las cosas” o “productividad”; y compartiré un listado de hábitos y trucos que ya estoy usando con muy buenos resultados. Nos vemos en el próximo post.

Nota: La imagen del post es del album en Flickr de Joe Thorn.

About the author

Amalio Rey

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...

, , , , , , , , , , ,

votar

Deja un comentario

37 Respuestas a ¿Es tan fácil el GTD como dicen? (post-379)

  1. Ugo 04/11/2013 19:20 #

    Al leer tus necesidades de una aplicación paso a paso he recordado a “Zen To Done”, en donde se trata de fortalecer hábitos de productividad de manera escalonada en el tiempo. Claro que, un “GTDtista” de pura cepa quizás diga que ZenToDone es una herejía, jaja 😛

    http://canasto.es/2008/10/zen-to-done/

    • Amalio Rey 04/11/2013 20:26 #

      Hola, Ugo. Sip, ya hemos hablado antes de ZTD en este hilo de conversación. También leí la semana pasada unas respuestas que Jeronimo Sanchez daba a algunos comentarios que le hacían en uno de sus posts por devaluar tanto el ZTD. Jerónimo reaccionaba como otros GTDistas “de pura cepa” que se empeñan en blindar su metodología de cualquier intento de adaptación o simplificación. Me dio gracia, porque era un ejemplo de libro de esos que ya conozco de “guerra fría” entre “puristas” y “reformistas”, aplicables a muchas otras teorías y modelos que he visto.
      Jeronimo hacía malabarismos (nada convincentes) para devaluar el ZDT de Babauta sin parecer que lo despreciaba, mientras tanto presentaba al GTD (el ortodoxo) como el único que de verdad significa la “gran solución” de productividad. En fin, esas historias de militancia metodológica ya me las conozco, a pesar del respeto que siento por Jerónimo, pues creo que es de los que más han sabido simplificar el GTD a la hora de explicarlo 🙂

  2. Raúl 27/10/2013 13:46 #

    Buen y honesto post, Amalio. 🙂

    GTD creo que es sobre todo una filosofía de trabajo, en la que cada cierto tiempo tienes tus “up´s & down´s” y en la que tienes que estar aprendiendo constantemente, tanto de manera teórica como práctica.

    Estoy de acuerdo contigo en que al principio cuesta y que cada cierto tiempo, hay que re-evaluar el sistema, pero a la larga te dota de habilidades muy útiles, desde el punto de vista productivo.
    Espero ansioso tus siguientes posts.
    😉

    • Amalio Rey 04/11/2013 20:09 #

      Hola, Raul:
      No lo dudo. Solo tengo que ver lo contentos que estan los DTDistas con su herramienta, para creermelo. Lo del aprendizaje (y ejercicio) permanente también es esencial. Pero sigo pensando que el sistema debe ser flexible para dar respuesta a distintos perfiles de personalidad. A unos les irá mejor que a otros 🙂

  3. Raúl Hernández González 26/10/2013 09:34 #

    Compartiendo parte del enfoque, creo que el problema eres tú (o yo) y no la metodología. En muchos casos, las cosas para funcionar deben ser de una forma determinada, y no “una versión que se adapte a mí”.

    Nos resistimos al esfuerzo que supone cambiar nuestros hábitos, nos escondemos en el “yo soy así”. Queremos los beneficios pero sin “pasar por el aro”. Quiero estar delgado pero comer lo que quiera, quiero estar musculoso pero sin un plan de ejercicio, quiero tocar la guitarra pero sin practicar a diario…

    Es como al que le encanta un paisaje verde y frondoso, pero no le gusta que llueva. Pues se siente…

    • Amalio Rey 26/10/2013 11:02 #

      Hola, Raul:
      Bueno, no es tan simple. Hay un poco de todo. No creo que “el problema” sea sólo mío o tuyo. Cada persona es un mundo, y hay pocas metodologías que sirvan de forma rígida para todos, más aún cuando hablamos de “productividad” o de “gestión personal”, un propósito que sigo pensando que es muy idiosincrático.

      Por eso digo que si para usar el GTD es terminamente obligatorio aplicar “todo el sistema”, entonces “no entro por el aro”, porque el full-pack no me va. ¿Pero qué pasa, que soy un vago y me falta disciplina? No, no es eso… Lo que pasa es que mi “ideal de productividad” debería tener en cuenta también lo bien que me siento haciendo las cosas, cuánto fluyo en el proceso, la naturaleza de esas rutinas y cómo encajan en mi personalidad, que a esta altura de mi vida creo conocer un poco.

      A ver, Raúl, al final como ya hemos comentado antes es una cuestión de Coste/Beneficio. Yo quiero conseguir un nivel de beneficios que me compense con los costes, así que me paro en ese punto en que el ratio deja de ser bueno para mí. Pienso que la clave está en esto (y que no se reconoce) => los “costes” de adoptar el sistema GTD son distintos según perfiles de personalidad, y eso es innegable. No reconocer que somos de una forma o de otra (el “yo soy así”) es engañarnos.

      En resumen, usando tu metáfora: Elegiré el paisaje que sea verde hasta el punto en que la lluvia que tengo que soportar para eso no empiece a ser un incordio, y deje de disfrutarlo. No existe “el mejor verde”, ni un único patrón de “ser productivo”, sino “mi verde favorito dado un nivel de lluvias”… Encontrar ese punto implica aceptar la flexibilidad.

  4. Jose Miguel Bolivar 23/10/2013 17:58 #

    La verdad es que la conversación se ha puesto interesantísima.
    A mí me gustaría matizar un par de cosas. GTD es un “sistema” y Amalio, como buen conocedor del tema, sabe que un sistema es distinto de sus partes. Cada hábito de GTD aporta y lo hace más o menos según la posición de partida. Si lo que hace es reemplazar a un hábito improductivo, aportará más que si simplemente refuerza otros hábitos productivos.
    Al hilo de lo que comenta Rubén, GTD no lo he inventado yo sino David Allen y GTD es una serie de hábitos porque fue a ese conjunto de hábitos, y no otro, al que David Allen bautizó como GTD. O sea, que sí, que si usas todos los hábitos de GTD menos uno, NO estas usando GTD sino una serie de hábitos.
    Por otra parte, a lo que dice Amalio sobre la complejidad y la interpretación, que algo se interprete de forma compleja no significa que sea complejo. GTD como método no es complejo para nada, es simplemente muy distinto a lo que la gente hace habitualmente para “organizarse” y, precisamente porque es distinto, produce resultados distintos. Si la gente no hace deporte regularmente no es porque ponerte las zapatillas y el chandal sea difícil. Un poco de seriedad, por favor.
    Para terminar mi comentario, veamos un ejemplo que uso en los talleres para evidenciar cómo un método simple se puede “complejizar” todo lo que se quiera según cómo se interprete.
    Dos personas le dicen a su médico. “Doctor, deme un método para llevar una vida sana” El doctor responde: “Es muy fácil. Sigue una alimentación equilibrada, haz ejercicio regularmente y descansa lo necesario”. Espero que nadie diga que este método es “difícil de entender”.
    Seis meses más tarde, las personas se reencuentran con su médico, por separado, y este les pregunta qué tal llevan lo de “vivir sano”.
    Respuesta de uno de ellos: “Pues la verdad, estupendamente. Intento no comer alimentos con mucha sal, he suprimido la bollería industrial y las grasas vegetales, como pocas carnes rojas, mucha verdura y frutas y algo de frutos secos. También intento variar lo que como siempre que es posible. En cuanto al deporte, evito coger el coche siempre que puedo, subo por las escaleras en lugar de en ascensor y hago un paseo de hora y pico 2 ó 3 días a la semana. He dejado de trasnochar viendo la tele y, aunque al principio me costó un poco, ahora me acuesto a las 11 todos los días y duermo 8 horas casi siempre”.
    La respuesta del otro: “Me está costando un montón. Esto es muy difícil. Me he hecho vegetariano, pero a veces mataría por un buen bocata de jamón, eso por no contar lo complicado que es encontrar algunos alimentos y lo caros que son. Por otra parte, lo de ir dos horas diarias al gimnasio va a acabar conmigo, porque luego no me queda tiempo para nada y encima ando todo el tiempo estresado porque tengo que acostarme a las 10 si quiero dormir las 9 horas diarias”…
    Espero ese siguiente post…

    • Amalio Rey 24/10/2013 21:51 #

      Pos ‘sí, JM, estoy aprendiendo mucho con vosotros. Ah, por cierto, ¿no hay GTDistas mujeres? Jolines, es que sólo se pasan tíos por aquí… Repito la pregunta: ¿No hay GTDistas mujeres?

      José Miguel, comprendo lo de verlo como “un sistema”, pero según lo que yo he vivido con las metodologías (y eso tú lo sabes que has manoseado muchas de ellas), los “sistemas” también se pueden cambiar, simplificar, podar, ampliar, temporalizar, etc. Siempre alrededor de las metodologías (las que están vivas, no las anquilosadas) hay reflexión, cuestionamiento, dudas, mejoras que nos llevan probablemente a mejorarlas, o a sustituirlas por otras. Me cuesta ver al GTD (y a cualquier metodología) como algo inamovible, que “lo tomas o lo dejas”, que no admite cambios porque si lo haces, entonces como lo inventó David Allen, tendrías que llamarlo de otra forma. Al final es un tema de marcas-homologaciones, y a mí ya te imaginaras que eso (con perdón) me importa un comino. Entiendo que a los GTDistas de bandera, que hacéis coaching y consultoría en esto, os preocupe “contaminar” la metodología, pero no es mi caso.

      Esta discusión se pone aún más interesante cuando trasciende al GTD y nos hacemos la siguiente pregunta: ¿qué parte de una metodología es “innegociable” y se tiene que respetar para que se preserve su identidad esencial, y qué parte es dinámica, adaptable y flexible? Hay antecedentes alrededor de esto en multitud de metodologías que yo conozco, donde los puristas-ortodoxos y los innovadores-heterodoxos mantienen una lucha encarnizada alrededor de qué mantener y qué cambiar. En el GTD debe pasar más de lo mismo, y pienso que también vale la pena escuchar la opinión de los usuarios, del no-experto.

      Si “algo se interpreta de forma compleja” por tanta gente, JM, algún problema tiene que haber. Alguna complejidad tiene que existir. Es simple sentido común, compañero. Si la metodología como tú dices es sencilla, entonces el problema está en su forma de explicarse y aplicarse. La comparación con el deporte no es correcta porque ahí hay un único y evidente “problema” de disciplina. Creo que reducir el GTD a la simple voluntad de decidirte a salir a correr (o ponerte un chándal y unas zapatillas) es simplificar en exceso, es dar una impresión que no es (a menos que seas un experto, y tengas ya el tema muy incorporado). Las “exigencias mínimas” en ambos casos tienen complejidades distintas.

      Ains, ains… JM, el ejemplo de la vida sana tampoco me parece equiparable. Entiendo que las cosas “cuesten” si van contra hábitos diferentes que uno tiene, en eso estamos de acuerdo, pero es muy distinto cuando ese “coste” se debe a tener la voluntad de hacer cosas simples, a cuando se debe a introducir unos protocolos, procedimientos o rutinas que NO son tan intuitivas como vosotros los GTDistas insistís. Si no voy al gimnasio está claro que es porque no me da la gana (no hace falta que me enseñen a hacerlo), pero si me pides que me aprenda y aplique a rajatablas un procedimiento cerrado de 6 pasos con un montón de rutinas estrictamente definidas, entonces ahí te digo que intervienen muchos otros factores (hacia los que intento llamar la atención en este post) además de la voluntad de hacerlo.

      Por resumir, dos ideas:

      1) Si el GTD fuera tan sencillo como dices, no necesitaríamos consultores, ni coach como vosotros,

      2) Si “el método es sencillo pero difícil de aplicar”, entonces sugiero analizar con franqueza qué parte de esa dificultad-de-aplicar obedece a la falta de voluntad de indisciplinados como yo, y qué parte a excesos de la metodología o su forma de transmitirse. Dejo esta sencilla pregunta sobre la mesa, e invito a los GTDistas a revisarla con espíritu libre, y “desapegado” del manual (¿cerrado?) que ha dictado ese señor llamado David Allen 🙂

  5. David Sánchez 22/10/2013 08:03 #

    Toc, toc…¿se puede?. Con tanto nivel por aquí da cosa comentar, pedazo de debate que habéis liado 😉

    Creo que el itinerario que demanda Amalio ya está definido: primero aprender a dominar el control y luego la perspectiva, y dentro del control ir trabajando los 5 pasos de manera pausada, secuencial, siendo consiciente de ellos de manera ¿artesana?. No podemos empezar a ejecutar por contextos si antes no se ha recopilado, procesado y organizado todo. Bueno, puedes hacerlo, pero debes ser consciente de que puede que haya cosas que no tengas en tu mapa. Si eso no llama tu atención, puede estar bien (pero de alguna manera lo habrás tenido que procesar para saberlo). Pero si lo hace, ¿estás siendo productivo?.

    Por tanto, el aprendizaje por capas, entiendo que ya existe tal y como comentaba antes. La cuestión es la personalización que se haga de la enseñanza o aprendizaje. Ahí es donde entran los maestros, los talleres y la artesania, jeje, y por ejemplo las técnicas que se pueden desarrollar por ejemplo con PNL (para GTD y para casi cualquier cosa).

    Los conceptos de GTD yo los veo simples, sencillos y potentes, pero no por ello fáciles de aplicar. Una cosa son los conceptos y otra su aplicación, y creo que es en su aplicación donde entran las interpretaciones que hacemos (erróneas en muchos casos) para adaptar GTD a nuestra situación o realidad, que además normalmente chocan en un principio porque no estamos acostumbrados a pensar o trabajar de esa manera. Yo creo que el proceso intuitivo que subyace en el método es más natural de lo que parece y lo que suele ocurrir es que ya llevamos una serie de apredizajes que son fruto de nuestras experiencias previas que debemos desaprender, o tratar de hacerlo, para prepararnos bien para “recibir” GTD.

    Con respecto a lo comentado del control, creo que este no tiene que ser completo sino llegar a un punto en el cual la falta de control no acapare tu atención, o siendo más abstractos no capte la atención de tu mente. A partir de ahí, puedes ser todo lo flexible que tu mente te permita (pero ojo, que es muy puñetera).

    En mi humilde opinión creo que GTD abruma a la gente porque de manera generalizada buscamos resultados de forma rápida. Si lo que se nos propone puede suponer desaprender, dedicar tiempo, volver aprender, equivocarse, volver a desaprender y aprender,…, es decir, si supone cierto proceso de cambio y/o mejora continua, no suele gustar.Y entonces, eso que se propone no me vale, o yo soy especial porque…, o no me aplica,…, es decir “balones fuera”. Reconozco incluso que a mi me ocurre en ocasiones.

    De todos modos, como dice Amalio <>. Pues creo yo que de eso se trata, ¿no? 😉 Aunque sigo pensando que si alguien dice que usa GTD es porque lo usa en su totalidad, de manera global como metodología.

    Lo dice un aprendiz de GTD 😉

    Un abrazo
    PD: me da que este debate debe tomar otra dimensión, no sé si virtual o presencial, pero tiene toda la pinta, jeje

    • Amalio Rey 24/10/2013 21:09 #

      Hola, David:
      Veo que dices que “el itinerario ya está definido”. No soy un experto en esto, pero no sabía que hubiera esa lógica secuencial que comentas.

      Esa preocupación que tiene el GTD de que “no haya cosas que se queden fuera del mapa” a mí me parece un poco excesiva. Yo ahí confío más en mi intuición y sentido común. Soy de los que creen que las cosas (realmente) importantes no se te olvidan si piensas un poco en ello, que no las dejarías fuera del “mapa”, ni hace falta empeñarse en “recopilarlo todo”.

      Sip, esa idea de que “Los conceptos de GTD son simples, pero otra cosa es su aplicación” parece repetirse por varias de las personas que han comentado aquí. En referencia a que la lógica que subyace en el método es más natural e intuitiva de lo que parece, yo ahí no estoy tan seguro. Tengo serias dudas de eso, y pienso que nuestros “hábitos naturales” (esos que tú dices que hay que “desaprender”) nos indican otra cosa.

      También puedes tener razón en esto de que: “el GTD abruma a la gente porque de manera generalizada buscamos resultados de forma rápida”. Esa sensación, que comparto, me genera una opinión ambivalente, porque creo que más que buscar un resultado rápido, a lo que aspiro es a un feedback que me haga sentir que voy avanzando, que siempre avanzo con las prácticas que voy integrando. Ahí entra la idea de la progresividad, y empezar por lo más sencillo.

  6. Jeroen Sangers 21/10/2013 12:11 #

    He disfrutado enormemente de este artículo y los comentarios. Amalio, ¡gracias por abrir la discusión!

    Quiero empezar con el título del post. Por lo que sé, nadie dice que GTD es fácil. Es una de las razones que empieza mis cursos explicando que las horas de formación sólo son el principio y que el verdadero trabajo vendrá luego. Incluso explico que al principio los asistentes puedes notar una baja en su productividad mientras están creando sus nuevos hábitos productivos. GTD no es fácil porque ser productivo no es fácil. Incluso David Allen tiene sus momentos de improductividad (y yo aún más).

    Aunque creo sinceramente que GTD es el mejor método de productividad personal, no creo que es la mejor opción para cualquiera persona. No siempre es necesario tener ‘lo mejor’ de algo. No me compro el mejor coche que hay, simplemente porque sólo necesito el coche una vez a la semana. En mis cursos enseño GTD, aunque sé que seguramente habrá personas que no van utilizar todas las partes del sistema. Pero para ellos, el esfuerzo para implementar GTD en todos sus aspectos es simplemente una inversión demasiado grande relativo al tamaño de su problema.

    En mis sesiones de consultoría, cuando sólo trabajo con una persona, tengo más flexibilidad. A veces, cuando noto que la solución para este cliente no es GTD, enseño otros métodos (inferiores a GTD desde mi punto de vista) como Agile Results, que dan mejores resultados para este cliente.
    Y cuando decidimos implementar GTD, puede crear una ruta de implementación personalizado, muy parecido a las capas que tu buscas…

    Finalmente, a mi tampoco me convence la palabra ‘productividad’, pero es mucho mejor que el término clásico de ‘gestión del tiempo’.

    • Amalio Rey 24/10/2013 09:10 #

      Hola, Jeroen:
      Agradezco que compartas con nosotros tu punto de vista, que valoro mucho. Me alegro que hayas disfrutado este post, siendo una parida tan de outsider, con los riesgos que eso implica 🙂

      De acuerdo con que el título no es exacto. Juega con la ambiguedad, pero a propósito para provocar. A ver, según mi experiencia, no es del todo cierto que “nadie dice que el GTD es fácil”. He leído muchas afirmaciones de ese tipo. Ya comenté en el post que el mismísimo David Allen lo dice literalmente así en la introducción de su primera obra, y aunque matiza después, sigue sugiriendo una idea parecida, y creo que para animar a la gente a que no se asuste con el sistema.

      Exacto. La horas de formación son lo de menos. Yo me he leído los libros y vuestros post y “entiendo” el sistema. El problema infranqueable para mí es aplicar todo eso a mi vida personal. OJO, he intentado algunas, que funcionan, pero con otras no tengo paciencia, y chocan con mi personalidad, no “fluyo” con ellas. Y algunos de esos hábitos que “no me pegan” son, según los GTDistas, esenciales para que se pueda considerar que se practica la metodología.

      Sigo pensando que vosotros veis la idea de “ser productivos” como algo discontinuo, y no lo entiendo. Parece que los dos estadios posibles son: “eres productivo” o “eres improductivo”. Bueno, no digo que eso lo penséis vosotros, porque me consta que sois gente muy sensata, pero a veces siento que transmitis esa idea, precisamente por ese sentido tan cerrado “de sistema” con que defendéis la metodología. Lo que quiero decir es que mi reto es “ser más organizado en mi gestión personal”, ir mejorando cada año, o dicho en vuestra jerga, “ser más productivo” a través de un continuo, en el que voy incorporando gradualmente nuevos hábitos. Si hoy asimilo un nuevo hábito… voalá… ya soy “más productivo” aunque no aplique “un sistema” propiamente dicho.

      Vale con esto: “Aunque creo sinceramente que GTD es el mejor método de productividad personal, no creo que es la mejor opción para cualquiera persona”. Pero como bien sugiere tu ejemplo del coche, si somos rigurosos, entonces para qué importa insistir en cuál es “el mejor coche”, si lo que uno tiene que hacer es comprarse el coche qué mejor encaje en sus necesidades.
      Creo francamente que cuando los GTDistas buenos como tú o José Miguel, hacéis consultoría o coaching, sois consecuentes con la discrecionalidad, y ajustáis el sistema a las expectativas y necesidades personales. El problema lo veo cuando la gente intenta leerse la metodología y aplicarla por su cuenta, mientras se les dice (a distancia): “oye, esto es un sistema, se aplica completo, o no es GTD”. Ahí es donde yo veo que se produce el desajuste, y los sobrecostes, que muchas veces llevan a la frustración. Así que (insisto) si existiera una “ruta de implementación progresiva” (o varias rutas según perfiles), creo que ayudaría mucho a la gente que intenta seguir esto de modo autodidacta..
      Muchas gracias, Jeroen 🙂

  7. Alberto Barbero 21/10/2013 11:19 #

    Hola. Veo muchos matices y casi todos me parecen muy interesantes. Pero no voy a entrar en ellos uno a uno sino que me centraré en lo que para mi es más importante.

    Entiendo que GTD se construye desde 2 bases muy sólidas:

    – Por un lado están las evidencias que relatan cómo ha cambiado la naturaleza del trabajo, cómo se ha hecho más líquida, cómo ya no es suficiente con planificar o esperar que a uno le den una definición de lo que debe hacer y de sus prioridades.

    – Por otro los fundamentos científicos sobre el funcionamiento óptimo de nuestro cerebro. Todos los hábitos de GTD así como el sistema que los relaciona son una respuesta a cómo podemos ser más inteligentes en relación a un nuevo entorno(=mejorar nuestra adaptabilidad)y cómo podemos incluso automotivarnos identificando lo que nos da sentido a distintos niveles.

    Si juntamos lo uno con lo otro los hábitos de GTD podrían bien ser no solo un sistema para conseguir mejores resultados de una manera sostenida en el tiempo sino una especie de programa de desarrollo bastante completo y muy detallado ya que se trata de hábitos muy concretos (uno a uno son relativamente fáciles de ir incorporando), que no solo afectan a la autogestión sino también al funcionamiento del equipo y a la forma de transmitir (o no)liderazgo y cada uno de nosotros ya tenemos un grado “X” de cada uno de ellos. Esta dimensión de GTD es simple, es fácil de entender tanto en sus argumentos como en sus prácticas concretas… Yo diría que el camino trazado es muy claro.

    A partir de aquí entran en juego nuestras diferencias psicológicas individuales y que los contextos en los que nos movemos sean más o menos complejos. Un ejemplo de lo primero es que algunos tenemos mayor tendencia a disfrutar con lo nuevo y otros a lo repetitivo, al detalle,etc. Un ejemplo de lo segundo es que unos y otros tenemos distintos niveles de autonomía y más o menos cantidad de proyectos (complejos o no). Y yo creo que esto no nos lleva a que tenga que haber una especie de programa “formativo” por niveles sino a que cada uno tiene que ir tomando decisiones de si -teniendo en cuenta sus peculiaridades y contextos- le compensa hacer esfuerzos con cada hábito o no. Esta es para mi la parte más difícil de GTD. Pero la dificultad no tiene que ver con otra cosa que con la responsabilidad individual de tomar decisiones. Y esto no depende de GTD ni de la didáctica con la que se le acompañe.

    En definitiva, creo que aprender/interiorizar/aplicar GTD de uno modo u otro solo puede ser realizado a partir de cierto punto a través de decisiones individuales. Eso sí, conociendo bien los fundamentos siempre se tendrá un mayor grado de consciencia sobre cuáles son las consecuencias de no incorporar algunos hábitos (los que sean) en todo el sistema y en tu productividad/eficiencia/ organización (o como se le quiera llamar)en general.

    • Amalio Rey 24/10/2013 08:52 #

      Hola, Alberto:
      Qué bueno verte por aquí, colega 🙂 De acuerdo con el cambio de la naturaleza del trabajo, y la necesidad de organizarse de un modo mucho más flexible y dinámico.

      Lo de que la eficacia del GTD se ha demostrado científicamente y de que responde al “fundamento científico del funcionamiento de nuestro cerebro” podríamos discutirlo largamente, porque yo creo que eso se ha cogido un poco con calzador, pero como ya te digo, es un tema que merece un post aparte porque es largo y complejo.

      Comentas, por otra parte, que se trata de “hábitos que uno a uno son relativamente fáciles de ir incorporando”, y otra vez noto en ese discurso la percepción de alguien que lo ha logrado porque está hecho de una “pasta especial” o porque se ha metido un montón de semanas y meses de curro para encajar el sistema en sus rutinas. Puedo aceptar, como dice Bolívar, que es “fácil de entender, o explicar”, pero no de “incorporar”. Ahí es donde, efectivamente, está la gran diferencia, y donde tenemos que ser honestos.

      Tampoco me parece, Alberto, que “el camino trazado esté muy claro”. Y explico por qué, y esto es clave (vamos al meollo de este post): El sistema está trazado, definido, pero el camino no. Hay una serie de hábitos mínimos necesarios que se deben incorporar, pero nadie se ha preocupado de proponernos una “progresividad”, o sea, un “camino” que nos ayude a ir introduciendo esos hábitos de un modo ordenado. Ese es el “camino”, la “hoja de ruta”, que echo en falta. OJO. De acuerdo totalmente con la gestión discrecional de la metodología (tomando buenas “decisiones individuales”) según perfiles de personalidad, y de las peculiaridades de agenda que tiene cada uno. Pero alguien decía en un comentario anterior que hay cierto consenso en relación con qué hábitos suelen ser más complicados o difíciles que otros, pensando en la mayoría de la gente. Pues lo que yo creo es que teniendo en cuenta eso, se podría proponer una “progresividad” a la hora de probar y entrenarse con los hábitos. Una “guía” que sirva de referencia (sólo de eso) para que la gente cuente con un “itinerario” que le ayude a hacer el viaje de un modo más inteligente, aunque después, si lo desea, decida tomarse atajos o cambiar la ruta. Un abrazo, colega 🙂

  8. Rubén 20/10/2013 19:10 #

    Jose Miguel GTD no te dice que tengas que vaciar tus bandejas a diario pero si te dice, literalmente, que la fase de procesar es sinónimo de “Vaciar el cesto”. Esto ha derivado en lo que llamamos Inbox zero y ya hubo una interesante discusión al respecto. Me asusta un poco cuando decís que o compras todo el sistema o lo que haces no es GTD ¿qué mas da si no es GTD? ¿te van a dar un premio?

    Estoy de acuerdo en varios cosas con Amalio: primero, el nombre de productividad personal es muy malo. Yo hace ya tiempo que creo que el nombre correcto sería eficiencia personal. Organización personal no indica nada, ya que organización no tiene por qué ser sinónimo de eficiencia. En segundo lugar, creo que todos los que hemos estudiado GTD, aplicado GTD y formado en GTD sabemos que hay hábitos más fáciles o con un “retorno sobre la inversión” más grande. Eso es así, independientemente del alumno. Creo que el planteamiento en capas podría ir por ahí.

    Por ejemplo, elegir la siguiente acción a realizar en función de la situación, el tiempo, la energía y su prioridad o los contextos me parecen temas de nivel avanzado y yo al menos no los uso con ese nivel de profundidad que describe Allen. Quizás lo esté haciendo de manera inconsciente pero la complejidad del negocio de la mayoría de las personas creo que no requiere de ser tan tiquismiquis.

    Por otro lado, es claramente diferente el tema del control y el de la perspectiva. Me asombra que Amalio cite a Covey porque yo también admiro al mismo y sus materiales. Lo que ocurre es que hasta que conocí GTD no conseguí la claridad suficiente para ligar mi quehacer diario con la dirección. Y ojo que sigo en ello como expresaba en una de mis ultimas entradas.

    En definitiva, creo que todo lo que “propugna” GTD tiene un motivo para estar ahí y funciona. Pero no tengo claro que todo le funcione de igual manera a todo el mundo. Por cierto cuando lei, ZTD de Leo Babauta me pareció GTD aligerado y con un par de aportaciones originales, no más. Quizás Amalio se sienta más cómodo con él porque en el fondo es lo que busca, un GTD light.

    Yo cada día uso más el término “Coste de oportunidad” en los temas de productividad. Si lo que va a invertir Amalio en aplicar GTD full-pack va a compensar con un aumento de su eficiencia tendrá sentido, si no que se guarde ese tiempo para “hacer”.

    En definitiva, leeremos sus próximos artículos y veremos lo que le sirve a él.

    • Amalio Rey 21/10/2013 08:53 #

      Hola, Ruben:

      Cité a Covey porque fue un visionario al hacernos entender ese principio de: “primero, lo primero”. Aunque hoy sea criticado desde el GTD, Covey nos hizo ver la gestión personal con perspectiva, desde una mirada más holística, y no sólo como una agenda estrictamente laboral. Su contribución en ese punto fue decisiva, a pesar de que en otros aspectos sea cierto de que sus ideas eran demasiado simplistas.

      “Eficiencia personal” está bien, pero se parece demasiado a “productividad”. A ver, permíteme que revise la terminología. “Eficiencia” significa optimizar recursos o esfuerzos, o sea, conseguir determinadas metas a un menor coste. Cuando se habla de ser “más eficientes”, se está poniendo el énfasis en buscar atajos, en conseguir lo mismo con un menor esfuerzo. Prosigo con la comparación. La “Productividad” sigue siendo un ratio de output/input, o sea, qué consigues como resultado comparado con el esfuerzo que has invertido. Si te fijas, la “eficiencia” es a todos los efectos también un indicador de “productividad”. La única diferencia sutil entre los dos términos sería que en la “eficiencia” ponemos más el acento en reducir “inputs”, en ahorrar esfuerzos (el denominador del ratio), mientras que en la productividad parece darse más importancia a aumentar los “outputs” (el numerador del ratio) dada una cantidad constante de “inputs”. Y digo “parece”, porque en rigor también se aumenta “productividad” siendo más “eficientes”, así que esa diferencia puede ser rizar mucho el rizo.

      Con este rollo quiero decir, Rubén, que seguimos hablando sobre todo de cantidades, de lo cuantitativo. Vale, vale… que ahora se quiera entender la “productividad” como un término cualitativo es algo que se puede aceptar, pero no me parece tan intuitivo como se plantea desde el GTD. Es un palabro que toda la vida se ha asociado con la capacidad de conseguir más outputs por unidades de inputs, y de ahí la confusión que genera cuando se trata de vincular con la perspectiva y la calidad. No me parece un término afortunado, a pesar de que “vende bien” (y supongo que es por eso que se eligió) porque basta con que a un empresario le hables de “productividad” para que se le levanten las orejas. Recordemos que el GTD se creó para introducirse sobre todo en el mundo ejecutivo, y quizás por eso a mí me quede grande 🙂
      .
      Yo sigo prefiriendo el término “organización (gestión) personal”, porque es más neutral, y sí apunta a la idea de calidad, o a lo “cualitativo”, que enfatizaba José Miguel con razón. No confunde como “productividad” o “eficiencia”. Y ser “más organizado” a mí me dice mucho, muchísimo, desde luego, como proposito.

      • Ruben 21/10/2013 09:10 #

        Vale, compro todo lo que dices menos el termino “Organización personal” que tampoco me convence. Esperamos al próximo artículo para entrar en detalle y seguimos dándole vueltas al término adecuado. Jose Miguel anda afilando el colmillo así que ojito jajaja.

  9. Antonio José Masiá 20/10/2013 13:26 #

    Bueno, antes que nada Amalio darte las gracias por tu análisis, sabes que me encantan, y sobre todo porque has ampliado mi semillero de ideas para seguir escribiendo …

    Si algo tiene GTD es sobre todo simpleza. El problema es que en ocasiones se confunden el ¿QUÉ? con el ¿CÓMO? La metodología te explica de forma sencilla qué has de hacer, pero el cómo amigo mío es cosa tuya. No hay dos sistemas GTD iguales porque cada usuario ha de implantar su cómo.

    ¿Simple? Puedo decirte que estuve más de 4 meses implantando GTD en una simple moleskine para las listas y un calendario semanal también moleskine. Nada de tecnología ¿Algo más simple que eso? El problema está en los hábitos. Si no generas los necesarios te caes del barco. Lo cual es fenomenal porque te permite hacer una análisis de lo que ha fallado y retornar el puente de mando.

    En cuanto a lo de adoptar el sistema completo, comentar que no se trata de ser purista friki, etc. Simplemente es que si juegas al ajedrez y cambias las reglas, no estás jugando al ajedrez. Estarás jugarás a un juego nuevo. Pues con GTD pasa igual. La ciencia ha demostrado que sus principios funcionan perfectamente, porque se basan fundamentalmente en el funcionamiento de nuestra mente. Si los usas todos, obtendrás todos su beneficios. Si sólo usas una parte obtendrás algo de beneficio pero no todo el que podrías. ¿Que prefieres?

    Hablas también de GTD por capas o de la escalera de GTD, entendiendo que lo haces desde el punto de vista de niveles de usuarios. En el contexto de las artes marciales, Bruce Lee decía que los cinturones sólo sirven para sujetar los pantalones. En GTD no caben los niveles. Otra cosa diferente es que normalmente cuando se quiere adoptar algo nuevo se quiere hacer desde el corto plazo y esto lleva su tiempo. En mi caso puedo decirte que tarde casi un año en integrar los niveles de control y perspectiva. GTD tiene su curva de implantación y hay quien lo integra de forma veloz y hay quien tarda más, pero esto no tiene nada que ver con que hayan o tengan que existir distintas capas. La propia metodología dispone de sus propios niveles, el horizontal para conseguir control y el vertical o de perspectiva para integrar de forma armoniosa el corto y el largo plazo, entre otras cosas.

    Como José Miguel, compro lo de las formas de explicar GTD. Es un reto que tenemos los profesionales que nos dedicamos a esto.

    Y respecto a la propuesta de José Miguel, me apunto a organizar un sarao para la banda …

    Un fuerte abrazo y ya sabes que me tienes cerca para lo que necesites!

    • Amalio Rey 20/10/2013 18:08 #

      Hola, Antonio José:
      El placer es mío de verte por aquí.

      Entro al trapo. No veo tan clara esa distinción que haces entre el QUÉ y el CÓMO. Es un simple juego de palabras. Los libros y posts que he leído abundan en explicaciones y consejos sobre el CÓMO. La “simpleza” a la que me refiero no tiene que ver con la intensidad tecnológica. Eso es lo de menos. Con una Moleskine se pueden hacer cosas super-complejas, mientras que con una aplicación de móvil verdaderas menudencias.

      El ejemplo que pones del ajedrez es significativo, colega, y está en la línea de la lectura excesivamente compacta (“lo tomas o lo dejas”) que comentaba en el post. No lo veo así, como ya se lo comenté a José Miguel. Si con unos cuantos hábitos extraídos del GTD puedo mejorar mucho mi “productividad”, voy más feliz que un perro con dos colas, aplique “el sistema” o no.

      Y en referencia a los “beneficios”, insisto que es equivocado hablar de ellos si no se comparan con los costes. Determinados procedimientos del GTD me generan unos costes que no compensan los beneficios prometidos, así que prefiero no empeñarme en aplicar el “sistema” completo. Imagínate que llega un punto de mi escalera que no me apetece dar un paso más porque sufro más de lo que gano, ¿y por eso ya no estoy aplicando GTD?

      Agradezco lo que explicas de los niveles en GTD, pero no me refiero a ellos como “avales de maestría” al estilo de los cinturones de las artes marciales. Nada de burocracia, ni homologaciones. Si quieres no ponemos escalones, sino una pendiente lisa. La idea es que haya una progresividad desde lo más sencillo y fácil, a lo más engorroso y difícil. Un “itinerario” que ayude y motive a ir avanzando, aunque esto a los puristas los ponga nerviosos.

      Un abrazo, artesano!!!

  10. Guillermo 20/10/2013 13:22 #

    Amalio, coincido contigo en que tan importante es el desarrollo del propio concepto como la forma de explicarlo, en este sentido y para este caso creo que vendría muy bien incorporar la idea de “buenas prácticas”, que se aplica por ejemplo para la dirección de proyectos. De tal manera que se puede definir una metodología que cubra todo el ámbito del problema, teniendo en cuenta que es necesario dejar claro desde el principio que son “buenas prácticas”, que a diferencia de una metodología cuadriculada cada uno debemos adaptar a cada problema … y esto solo se consigue a través de la experiencia.
    Sabes que me gusta irme por los cerros de Ubeda (y eso que soy alérgico al olivo 😛 😀 ) … hay otro concepto que conozco por el desarrollo software y aplico a cualquier situación de gestión de problemas. Es la clasificación de Lehman de los problemas, en la página 5 de este documento lo explica …
    http://is.ls.fi.upm.es/docencia/proyecto/docs/IEEEIncertidumbre.pdf
    Como ves es aplicable a cualquier problema en función del nivel de incertidumbre, en este caso si la actividad es sencilla (problema y solución conocida) la atacamos directamente, si es compleja se requiere una estrategia cíclica, iterativa e incremental y si es muy compleja necesitamos una estrategia arbórea … quizás no me he ido tanto por los cerros de Úbeda (aun no he empezado a estornudar 😉 ) , porque sin duda que el nivel de incertidumbre de la actividad definirá como debemos gestionarla.
    Una apreciación que ha surgido que me gustaría saber si compartes, que la gestión de actividades que intenta cubrir estrategias como GTD esté en manos de gurús, es indicativo de varias cosas, que quieren vender libros, que lo que le venga bien al señor Allen no me tiene porque venir bien a mi … o sí, y esto también indica que está en una fase muy temprana …

    • Amalio Rey 20/10/2013 17:43 #

      Hola, Guillermo:
      Me he visto el enlace que nos pasaste, y confieso que me ha costado. Es un artículo rocosillo… porque entra a saco en “ingeniería del software” 🙁

      En cuanto a lo que comentas de los gurus, no conozco a David Allen… pero me consta que expertos como Bolivar, Jeroen o Antonio José, entre otros que se mueven fuerte en este mundillo, son tios muy cercanos y abiertos. No se comportan como gurús.

      Yo creo que esta metodología es buena, y está ayudando a mucha gente. Vale la pena estudiarla, para después ajustarla (con total flexibilidad) a las necesidades de cada uno. En los siguientes posts que voy a escribir quiero hablar de eso, de lo que me está sirviendo a mí usarla, pero eso sí, de un modo poco ortodoxo. Al final va a ser que no aplico el GTD “como sistema”, pero al menos se me están pegando unos cuantos buenos hábitos…

      • Guillermo 20/10/2013 20:14 #

        Disculpa Amalio, del artículo del profesor Medinilla ḿe refería exclusivamente a la segmentación de problemas en función de su complejidad planteada por Lehman, es decir con ver la Tabla 1 y la figura 4 de la página 5 del artículo sería suficiente, aunque se desarrolla para la ingeniería del software es aplicable a cualquier tipo de problema o actividad. Diferenciar los problemas/actividades en función de la incertidumbre intrínseca para aplicar una u otra estrategia me parece una idea genial que es extrapolable a cualquier entorno … como curiosidad, te puedo asegurar que en el desarrollo software en muy pocos sitios se tiene esto en cuenta, a pesar de vender constantemente la moto de “desarrollo orientado a objetos” 🙂 .
        Al referirme a los “gurús” quería poner en relieve que, como yo lo entiendo al menos en un entorno tecnológico o de gestión, una idea, planteamiento o cosa está maduro cuando hay “organismos”, comunidades o cosas 🙂 que lo sustentan y son capaces de generar un cierto grado de discrepancia y discusión … para la gestión de proyectos se podría señalar el Project Managemen Institute o en temas más técnicos el W3C para todo lo que tenga que ver con la web …
        Estoy deseando leer tus próximas entradas, que además me van a venir muy bien en estos momentos … ando agobiadillo de trabajo 😉

  11. Jose Miguel Bolivar 20/10/2013 12:11 #

    Respondo por alusiones, jeje. “Compro” lo de las formas de explicar GTD. Es uno de mis retos profesionales (e incluso personales) en los que llevo tiempo trabajando. Lo último, estoy aprendiendo PNL para ser capaz de comunicar mejor con todos los tipos de persona, ya que GTD es muy “proceso” y eso echa para atrás a mucha gente. Bueno, que me enrollo.
    En realidad, la esencia de GTD es más simple que el mecanismo de un botijo. Lo que viene a decirte es, si quieres ser productivo y ya curras a tope, el incremento de productividad probablemente no venga tanto de lo cuantitativo como de lo cualitativo. En otras palabras, más que aumentar el número de cosas que haces, aprende a elegir mejor qué haces y qué dejas sin hacer y, también, aprende a hacer mejor lo que haces.
    El resto es psicología pura aplicada. ¿Qué nos ayuda a elegir mejor? Tener contraste. ¿Qué significa esto? Pues contar con un “mapa dinámico” que te vaya mostrando las opciones posibles entre las que elegir según las circunstancias del momento. Claro que si el mapa es incompleto, ¿cuánto te vas a poder fiar de lo que eliges? El maximalismo del que hablas no lo es en mi opinión. Hablamos de un sistema fiable. Y con la fiabilidad ocurre lo mismo que con la fidelidad. Si tu pareja te es fiable al 98,7%, ¿te sirve? Pues lo mismo aplica a GTD.
    El otro tema es “hacer mejor”. Esto significa “estar en lo que estás”. Un clásico. ¿Cómo de fácil es estar en lo que estás cuando tienes 500 cosas en la cabeza? De nuevo GTD te dice “sácalo de la cabeza y podrás concentrarte en lo que haces”. ¿Qué pasa? Que si no sacas todo, el ruido sigue ahí. Y esto no es que lo diga GTD, es que ocurre así.
    En resumen, GTD funciona si capturas todo lo que te llama (o roba) la atención en un momento dado, tomas una decisión al respecto (hacer algo, ignorarlo…), te pones un recordatorio “fiable” si vas a hacer algo con ello y revisas tu sistema de forma regular.
    No entra en los “cómo”, solo te dice “qué” funciona y “por qué” lo hace.
    El problema es que GTD es un sistema y para que el sistema funcione hacen falta una serie de hábitos. Si te horrorizan los hábitos, olvida GTD. Si no, es cuestión de paciencia hasta que los desarrolles.
    A ver si un día organizamos algo para la banda de #redca aprovechando que aquí hay mucho usuario de GTD… 😉
    Abrazos!

    • Amalio Rey 20/10/2013 14:40 #

      JM, gracias por pasarte y opinar. Ya sabes que eres mi experto-de-cabecera en estos temas. Ahora paso a responder algunas ideas de tu comentario.

      Lo primero es decirte que todas las metodologías son “en esencia” simples. Cualquier buen experto en una metodología, por muy compleja que sea ésta, va a ser capaz de extraer su esencia para hacerte ver “su naturaleza sencilla”. Llegan a dominarla tan bien que el “Elevator pitch” les sale solito y convincente. Pero la sencillez o complejidad de un método ha de medirse por el grado de dificultad que percibe el novato, el que todavía no es experto. Mi impresión con el GTD es que “el sistema” abruma a buena parte de los principiantes, y por algo será.

      Por otra parte, la idea de basar una cosa que llaman “productividad” en lo cualitativo y no en lo cuantitativo es precisamente uno de los mensajes del GTD más contraintuitivos y por tanto, más complicados de digerir. En el post que voy a escribir después de este me cuestiono el sentido de usar el término “productividad” (que en rigor apunta a lo cuantitativo) cuando en realidad se está hablando de “organización personal”, pero esa es otra historia que dejo para después.

      De todos modos, a lo que iba, “aprender a elegir mejor lo que hacemos” es algo que se viene enseñando desde mucho antes que el GTD. Un clásico como Stephen Covey (con perdón) ya dio buena lata con lo del propósito y la visión estratégica (aunque no lo llamara “perspectiva”), convirtiéndolo en un aprendizaje básico que muchos nos tomamos en serio en su momento. Así que no creo que la principal contribución del GTD vaya por ahí, sino por su insistencia en “hacer las cosas”, y su forma tan clara de explicar cómo “convertir las cosas en acciones”. Eso es lo que más valoro del GTD (y que más me ha impactado): su habilidad para mejorar mi capacidad ejecutiva.

      Lo del hábito de “recopilación”, y el énfasis que pone el GTD en “completar el mapa”, yo ahí tengo mis dudas. Ya lo explicaré en un post posterior. Creo que el ZTD de Leo Babauta se cuestiona eso, y yo estoy de acuerdo: que no hace falta tener un “mapa completo” de todas las opciones posibles. Creo que eso abruma, y no es necesario. En mi caso, no veo que me haga falta empeñarme en “sacar todo”.

      En cuanto a los hábitos, con los años me van gustando cada vez más, pero como decía en el post, tienen que ser sencillos, casi automatizables por su simplicidad. Además, lo que es más importante: tengo que creérmelos y sentir que encajan con mi personalidad. El problema no está en los hábitos, sino en qué hábitos.

      Por cierto, José Miguel, me he quedado con ganas de que me hablaras más sobre la idea de la “escalera del GTD” o el “GTD por capas”. Por ahí iba realmente este post, la principal idea que quería transmitir, más que cuestionar el GTD como metodología.

      • Jose Miguel Bolivar 20/10/2013 15:55 #

        Creo que Antonio José lo ha respondido muy bien. No existen las capas ni los niveles. Existen los hábitos aislados, que están muy bien y contribuyen a mejorar tu productividad. Yo en esto insisto mucho en los talleres. Si te gusta la idea de tener todas las cosas pendientes de que alguien responda en un mismo sitio, la “lista a la espera” es todo un invento. Trabajar en una única cosa a la vez hasta terminarla, trocear los resultados complejos en acciones simples, utilizar la agenda únicamente para cosas con fechas objetivas… Todo esto son hábitos individuales que producen mejoras. Esta es una opción perfectamente válida, aunque no sea “usar GTD”.
        Porque GTD es un sistema de hábitos, donde cada hábito juega un papel clave, de tal forma que la suma de todos los hábitos produce un resultado distinto al que produce cada uno de ellos de forma aislada.
        Mi propuesta es que el acercamiento a GTD sea gradual, hábito a hábito, hasta haber adquirido una masa crítica de ellos. Pero luego hay que dar el salto o no darlo, porque en la “tierra media” vive la frustración. Estás dedicando mucho tiempo y esfuerzo a mantener un cuasi-sistema que no produce el retorno esperado. Es contraintuitivo pero es así. Si simplemente adoptas hábitos sueltos, el esfuerzo se ver compensado holgadamente con lo que consigues. Si adoptas todo GTD, también. Pero si te quedas a medio camino, usando “casi-GTD”, estás en un espacio de rendimientos negativos.
        El mayor reto que veo a GTD es no interpretarlo. Por ejemplo, GTD no te dice que tengas que vaciar todas tus bandejas de entrada a diario, ni cuántas debes tener, ni nada parecido. Tampoco te dice cómo de poblado debe estar tu mapa. La complejidad percibida no procede del sistema, sino de nuestra forma de interpretar el sistema.
        El trabajo que algunos estamos haciendo, como Antonio José, Alberto, Jeroen y otros, es intentar que se entiendan los mecanismos psicológicos universales en los que se basa GTD, el por qué las cosas funcionan de una manera sí y de otra muy parecida no. Porque lo verdaderamente complejo no es GTD, sino nuestra mente 🙂
        Abrazo!

        • Amalio Rey 20/10/2013 17:30 #

          Hola, JM:

          Leo que dices: “Mi propuesta es que el acercamiento a GTD sea gradual, hábito a hábito, hasta haber adquirido una masa crítica de ellos”. A eso voy, precisamente. Lo que echo en falta son “itinerarios” que faciliten u orienten para gestionar esa gradualidad. Llámalos “capas”, “escalones” o “agrupaciones de hábitos”, pero una estrategia de aprendizaje ordenado en el tiempo (o varias estrategias, no lo sé) para ir incorporando elementos del sistema con cierta coherencia, y yendo desde lo más fácil a lo más complejo. Me reitero en esa demanda 🙂

          También me parece sensato que se admita explicitamente que a ciertos niveles se puede mejorar mucho sin tener que adoptar el “full-pack”. Unos llegaran al escalon-3, otros al 5, y no veo por qué se tiene que sentir esa frustración que tú comentas, si las expectativas se gestionan bien (en cada nivel se consigue un cierto avance, y esas son las expectativas que uno se crea).

          Yo percibo esto como un “continuo”. Me cuesta verlo como un “discontinuo” del modo que lo explicas tú cuando hablas de “dar el salto” o de la frustración de quedarse en “tierra media”. Pero en fin, será que no me entero mucho al no ser experto en GTD (y no lo digo con ironía).

          Ahora bien, eso que dices de que: “La complejidad percibida no procede del sistema, sino de nuestra forma de interpretar el sistema” ya me suena familiar como melodía. Se suele usar como argumento para proteger a las metodologías de su necesaria simplificación: “el método es fácil, lo que pasa es que vosotros no lo entendéis” 🙂 🙂
          Un abrazooo, maestro!!!

          • Guillermo 20/10/2013 17:45 #

            Cuando hablas de estructurarlo en capas entiendo que quieres decir algo como esto (en otro entorno claro 🙂 ) …

            http://es.wikipedia.org/wiki/Capability_Maturity_Model_Integration

            … y me voy un rato a Úbeda 😉

            • Amalio Rey 21/10/2013 07:49 #

              Guillermo, no sé… pero lo que mandas lo veo demasiado sofisticado. Me imagino un itinerario, hojas de ruta escalonadas.
              ¡¡suerte en Ubeda, un lugar estupendo!! 🙂

            • Guillermo 26/10/2013 13:00 #

              Amalio, la complejidad y sofisticación cada uno la vemos según nuestra experiencia, para mi resultan muy complejos temas como este de la productividad personal, debe ser por que lo veo con mucha incertidumbre (los ingenieros somos muy cortitos ya sabes 😛 😀 )
              Del CMMI creo que se pueden sacar muchas ideas para lo que planteas, adaptándolas claro, es un modelo basado en la madurez bien estructurado aunque flexible, en su estructura se definen itinerarios escalonados. Se puede medir y por lo tanto permite la gestión.
              En cuanto a la evaluación planteada en el CMMI, está claro que no se podría aplicar para la productividad personal, pero en este caso se podría aplicar un proceso de evaluación basado en pares, por ejemplo … en todo caso creo que están claras las ventajas de un modelo que permita la evaluación y nos permita conocer el estado de madurez.

    • Luis (aka tic616) 27/10/2013 21:10 #

      Me apunto a lo que se organice si queda cerca

  12. Julen Iturbe-Ormaetxe 20/10/2013 06:49 #

    En el fondo yo creo que todos buscamos niveles suficientes de eficiencia en lo que hacemos y para llegar a ese fin hay muchos medios. Uno de ellos, GTD. Yo solo he leído “en diagonal” cosas acerca de GTD, ademas de lo que nuestros colegas cercanos, con nuestro amigo JM a la cabeza, escriben en sus blogs. Me quedo con tu reflexión, Amalio: de entre lo que se ofrece habrá cosas que nos sirvan. Esas, en la medida de lo posible, las incorporamos a nuestra rutina.

    A mí me pasa lo mismo con 5S, una metodología que me conozco al dedillo porque he acompañado a más de cien empresas a implantar (cada año en Euskalit tengo unas 10). Sé que no está bien decir que no soy ortodoxo de las 5S porque cuando implantamos en empresa vamos a saco, pero reconozco que hay ciertas prácticas de 5S que, depende de cada caso, son las que conviene incorporar.

    En mi caso, por ejemplo, aplico 5S a mis viajes en bici, ya ves qué cosas. Pero son ciertos aspectos de 5S los que me interesan para los viajes en bici, no todo el paquete.

    Bueno, te leeré los artículos que vayas publicando. A ver cuánto compro de GTD 😉

    • Amalio Rey 20/10/2013 13:30 #

      Es así, Julen, totalmente de acuerdo: coger las cosas que nos sirven de todo lo que ofrece el GTD. En esas estamos, incorporando consejos muy buenos en mis rutinas, pero siempre dentro de una metodología minimalista. El ejemplo que pones del 5S es muy bueno, y puedo imaginarme lo bien que se puede aplicar a tus viajes en bici. Tiene mucho sentido, ahí se juntan el hambre (ir ligeros) con las ganas de comer (optimizar el esfuerzo y la logistica). He visto que el 5S también exige disciplina y rutinas (lo deja bien explicito), pero me parece una metodología sencilla, simple, y hasta de sentido común 🙂

  13. Rubén 19/10/2013 18:32 #

    Amalio, únicamente con implementar ciertos hábitos como el de recopilar todo, convertir tus cosas en acciones, aplicar la regla de los 2 minutos y aplicar las revisiones (diaria y semanal) vas a notar una mejoría importante. Además tomate los términos “2 minutos” y “semanal” como un tanto parametrizables.
    Yo no soy tan purista como Jose Miguel y mezclo cosas que experimento y me funcionan. Coincido contigo que GTD “full-pack” es un tanto apabullante pero, como todo, es conveniente leerlo y darle una vuelta a todo y luego quedarte lo que te funciona. Yo si leo y releo los libros de Allen y blogs de otros compañeros que escribimos de estas cosas es para entender que hay detrás de una “regla” y tratar de entender su esencia y ver si en mi caso aplica. El metodo funciona si te sirve. Y si, un metodo en apariencia rígido y tiquismiquis puede ayudarnos a ser más creativos y permitir tener más tiempo para ese “descontrol” en el que te sientes cómodo. Aunque parezca contraintuitivo a partir del control podemos encontrar un espacio para el descontrol, eso sí, acotado de tal manera que no se apodere del 100% de nuestra vida.

    • Amalio Rey 20/10/2013 13:17 #

      Hola, Ruben:
      Sí, algunas de las prácticas que indicas son las que voy a compartir en mi selección de “hábitos y trucos” porque me funcionan. De acuerdo con que el GTD “full-pack” (buen término 🙂 resulta apabullante, y que no está mal leer la teoría y ahondar en el sistema para comprender la lógica de cada cosa que propone. Creeme que le he echado muchas horas a esos libros, y a los posts que publican los GTDistas. También a intentar aplicar el método en proyectos concretos. Es cierto que introduciendo control puedo liberar tiempo para el descontrol, pero eso me compensa si el desgaste por lo primero es asumible. Por eso “compro” control sólo hasta un punto que no me produzca agobio 🙂

      • Luis (aka tic616) 27/10/2013 21:04 #

        Coincido bastante con tus dudas/reticencias Amalio. Al final, prefiero quedarme con los pequeños hábitos de beneficio rápido (quick wins que decimos los consultores).
        Para mí lo más difícil, y no es culpa de la metodología, es lo de las perspectivas: lo siento pero me es imposible saber cual es mi objetivo, sea a la altura que sea. Lo sé, tengo un problema.

        Por si te interesa, lo expliqué hace un tiempo (¡dios, 3 años ya!) por aquí: http://www.blog.nodotic.com/?p=462

        Si lo volviera a escribir cambiaría algunas cosas, por ejemplo lo de las listas, pero en fin…

        Saludos

Trackbacks/Pingbacks

  1. GTD: Haz las cosas y gestiona con perspectiva (post-380) | - 26/10/2013

    […] con mi mini-seriado sobre el GTD (Getting Things Done), después del post anterior que generó una animada conversación gracias a las aportaciones que dejaron en el blog expertos y […]

  2. Bitacoras.com - 19/10/2013

    Información Bitacoras.com…

    Valora en Bitacoras.com: Desde hace tiempo vengo leyendo sobre métodos de productividad personal para ver en qué me pueden servir. Soy consciente de las ventajas de organizarse bien, y tengo a un buen amigo en #Redca como José Miguel Bolívar, que……