Cuando los cargos públicos no tienen tiempo para pensar (post-551)

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Una persona que trabaja en una entidad pública, una cliente que aprecio mucho, me suele decir que le sorprende mi capacidad para darle respuesta tan rápido a las reflexiones e informes que me pide. Y yo siempre le contesto lo mismo: es sólo una cuestión de concentración. No hay punto de comparación entre la tranquilidad que yo puedo conseguir, aislado en mi despacho, para pensar y escribir; y la de ella, que vive instalada en un ambiente de constante interrupción, donde nadie respeta el momentum reflexivo del otro.

Este es un tema serio, muy serio, del que me apetecía escribir desde hace tiempo. Hoy me parece aún más grave, y lo sé por varios clientes y colaboradores que se me quejan constantemente de que apenas tienen tiempo para pensar en los temas relevantes. Viven en un contexto sobreexcitado, que les obliga a correr como pollos sin cabeza, con una agenda plagada de tareas “urgentes” que posponen indefinidamente los asuntos “importantes”. Y lo peor es que tienen un margen mínimo para cambiar esa dinámica porque les viene dado todo por factores externos, que están determinados por el modo en que está concebido el sistema.

Sé que esto ocurre mucho en la empresa privada, pero en la administración pública este problema se agrava a niveles insoportables, porque hay menos presión competitiva así que “no pensar bien” puede pasar más inadvertido. Lamentablemente, en el sector público hay más presión por cumplir lo establecido que por mejorar.  

Es crítico que las personas con responsabilidad en la Administración dispongan de tiempo para reflexionar sobre los retos complejos que tienen por delante. Cualquier proyecto de innovación o transformación pública necesita un período de reposo, para hacer buenos diagnósticos y poder metabolizar con criterio las posibles alternativas de solución. Sin embargo, esa es una práctica saludable que se menosprecia en el sector público. Se respeta muy poco el reclamo de los cuadros directivos de disponer de tiempo “libre” para poner orden a sus prioridades y profundizar en las líneas de trabajo.

¿Por qué ocurre esto? Voy a compartir mi experiencia de trabajar con responsables públicos, y observar las dificultades que tienen para lograr la necesaria concentración que yo sí alcanzo en mi trabajo:

1. Actividades de representación: La agenda de los responsables públicos está repleta de compromisos de este tipo. Se entiende en parte que sea así, pero aquí se hace una gestión nula de prioridades. Los costes de oportunidad de tener que aparecer en la foto, de estar por estar en todos los sitios, son elevadísimos. Algún día encontraremos la forma de medir esto.

2. Interrupciones: El tiempo perdido en interrupciones es tremendo. Nadie respeta el tiempo de los demás en la Administración porque, en definitiva, es “tiempo público” que debe estar siempre disponible para los demás. Reciben constantes llamadas mientras están en el despacho, entra cualquiera a plantear cualquier chorrada, y así no hay manera de que consigan el foco que necesitan para pensar bien.

3. Burocracia superflua: Solo para justificar lo que han hecho ya se necesita consumir buena parte de la agenda con trámites administrativos perversos, que roban un tiempo precioso para pensar en lo importante.

4. Caprichos de lo/as jefe/as: La cultura jerárquica en la Administración es brutal. Más aún cuando son cargos de confianza, cuya continuidad depende totalmente de tener contentos a sus jefe/as. Y éstos no se andan con chiquitas para estropearles los planes e invadirles la agenda con cualquier tema de menor importancia. Me consta, por clientes con los que trabajo, que es muy común que lleguen a la oficina con un plan hecho, entusiasmados con la idea de que por fin tienen un día para reflexionar, y en cuestión de minutos, alguien (a menudo sus jefe/as) se lo destroce, total… “para pensar siempre habrá tiempo”.

5. Que piensen y decidan los de arriba: La misma cultura jerárquica que legitima colonizar agendas de otros, también sirve para justificarse echando balones fuera. En la Administración parece haberse instalado la percepción de que pensar es una cuestión de los de arriba, porque es ahí donde se decide realmente: “si no hay tiempo para pensar, ya me dirán los de arriba qué debo hacer. Lo mío es ejecutar”.

6. Cuando piensas parece que no estás trabajando: Si un cargo público intenta encerrarse en modo “solo-pensar“, eso se interpreta como que no está haciendo nada. Tiene mejor imagen el funcionario o empleado público hiperactivo, que está siempre haciendo cosas como pollo sin cabeza, que uno sentado, tranquilo, aislado, reflexionando. Si no te muestras en la foto, parece que no trabajas, como si se pudieran conseguir buenos resultados sin dedicar tiempo a poner en orden la retaguardia.

7. La agenda total, sin holguras: Las agendas de los directivos públicos no contemplan la posibilidad de reservarse días o sesiones para pensar. Lo que habitualmente se hace es rellenar toda la semana con compromisos externos, desde reuniones hasta actividades de representación. En la práctica resulta difícil explicarle al jefe o jefa que no puedes ir a un sitio, o no puedes recibir a alguien, porque te has reservado ese día “para pensar”. No sé por qué es tan difícil entenderlo, pero en la práctica lo es.

8. El teletrabajo está proscrito en la Administración: Una manera de atenuar, en parte, este déficit sería que el cargo público se pueda quedar en casa, o en un sitio distinto a su oficina habitual, al menos una vez a la semana o quincena, para trabajar en un entorno aislado, sin interrupciones, que facilite la concentración. Pero, inexplicablemente, el teletrabajo en la Admón. se ve mal y parece estar proscrito. Eso explica que, en la práctica, los cargos públicos tengan que dedicar, si pueden, buena parte de sus fines de semana a hacer tareas de reflexión que deberían poder hacer durante su tiempo de trabajo.

En fin, esto hay que resolverlo de alguna manera. No podemos tener una Administración sobreexcitada, corriendo como pollos sin cabeza, porque apenas tiene tiempo para pensar. Y la solución no es, como estamos viendo, subcontratar a consultores externos para delegar esa función que debería ser inherente al puesto público.

Soy tan sensible a este problema, que aprovecho para contar que he recibido propuestas para cargos públicos en el ámbito de la innovación que eran realmente interesantes, y siempre las he rechazado por distintas razones, pero una de ellas, quizás la más determinante, es que yo no podría asumir ninguna responsabilidad en la que no me den tiempo para pensar. Con lo estimulante que es la práctica reflexiva, sigue siendo un misterio para mí que en la Administración esto no se entienda, siendo el sitio donde más se necesita y donde más factible debería ser.

NOTA:  La imagen del post es del álbum de adrienlotz en Flickr. Si te ha gustado el post, puedes suscribirte para recibir en tu buzón las siguientes entradas de este blog. Para eso solo tienes que introducir tu dirección de correo electrónico en el recuadro de “suscribirse por mail” que aparece en la esquina superior derecha de esta página. También puedes seguirme por Twitter o visitar mi otro blog: Blog de Inteligencia Colectiva.

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Amalio Rey

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8 Respuestas a Cuando los cargos públicos no tienen tiempo para pensar (post-551)

  1. Didac Ferrer 09/10/2017 09:40 #

    Muy de acuerdo. No es sólo un tema de directivos. Afortunadamente en nuestro caso (administración y servicios de la universidad politécnica de catalunya) el teletrabajo se promueve y es el día para pensar. Muy recomendable.

  2. Julen Iturbe-Ormaetxe 01/10/2017 07:57 #

    Creo, Amalio, que este problema está muy extendido, más allá de la Administración Pública. Y no digo que ahí no sea grave. Me permito añadir una reflexión a tu post.

    Recuerdo a un director de calidad con el que trabajé durante seis años que decía que los clientes nos trataban como “colonias”. En el fondo de lo que hablaba era de una relación tremendamente asimétrica entre el proveedor y el cliente. Instaurada la pleitesía ante este “rey”, había que dejar todo si el cliente pedía. Ya podía ser, en términos tuyos, una “chorrada”. Daba igual, era el cliente y disponía de tu tiempo.

    Lo que trato de explicar es que el problema real son unas relaciones perversas donde unos tienen un poder excesivo sobre los otros. Y como consecuencia de esa desigualdad, tú no eres capaz de gobernar tu agenda porque te sabes al servicio de quien manda.

    Supongo que hay que tirar de orgullo y autoestima para poner límites. Mucho tiene que ver con entrenar la asertividad. Da igual tu puesto. Hay una parte de trabajar este tipo de habilidades sociales. Y luego, está lo de unas relaciones dignas basadas en el respeto mutuo. Pero, claro, a lo mejor es que ni una cosa ni la otra. Y así nos va 😉

    • Amalio Rey 02/10/2017 07:36 #

      Claro que está extendido, Julen. Pero es que en la Administración esa relación asimétrica a la que te refieres no es de proveedor a cliente, no es que la ciudadanía esté copando la agenda del personal público, sino que la distorsión se produce muy a menudo desde la propia organización, por los caprichos internos, de jefes y jefas, que intento comentar en el post. De hecho, la sobrecarga de actividades de representación no obedece a una genuina intención de estar cerca de la ciudadanía, sino de aparecer en las fotos donde hay que aparecer, muchas veces para que los jefes/jefas vean que estás ahí. Eso me parece más grave. Además, todo ese rollo de los “cargos de confianza” complica que la gente se haga respetar lo que debería, y que las agendas dispongan de más tiempo para pensar cómo hacer las cosas mejor 🙁

  3. Ricardo_ColaBoraBora 30/09/2017 15:38 #

    TOTAAAAAAL!!!
    Esta es una de las claves para repensar lo publico, pero tambiente en otos en tornos de trabajo.
    Todo lo que has dicho es clave, pero si tengo que elegir me quedo con :menos cosas mejor hechas, poderse (con)centrar, distribuir las tareas y la representación.
    Salud(os)

    • Paz Sánchez Zapata 01/10/2017 17:15 #

      Toda la razón, Amalio. Ya hemos hablado de esto algunas veces…
      Pero me gustaría hacerte una matización. La contratación de consultores, además de solventar un déficit de tiempo para pensar de los responsables de los programas en las AAPP, tiene también otro sentido. Los consultores externos estáis en contacto directo con los distintos actores de la sociedad jugando en el mismo plano y por ello tenéis una situación y una información para el análisis, a la que les resulta difícil de acceder a los responsables públicos. Además, conocéis otras experiencias en profundidad y eso es extremadamente enriquecedor para la Administración Pública. Por último, estáis exentos de la puesta en marcha de los proyectos una vez ideados, y de la diabólica complejidad de su gestión. Afortunadamente, claro, porque ello os permite entrar en el ruedo a torear, de cuando en cuando, y al mismo tiempo ver la corrida completa desde la barrera, por poner un simil cañí donde los haya. Una perspectiva muy valiosa.
      Por ello, creo que los consultores sois muy necesarios para traer savia fresca, ideas distintas y experiencias que aportar. Y si sois además buenos profesionales y buenas personas (como tú) eso es un plus necesario para cualquier organización. Y un placer.

      • Amalio Rey 02/10/2017 07:48 #

        Hola, Paz: No he pensado que la contratación de consultores tenga solo esa intención. Estoy convencido de que es un servicio que a menudo (no en todos los casos, advierto) aporta valor, porque provee know how y habilidades complementarias que no tiene la Administración internamente. Pero sé que a veces los consultores terminan haciendo cosas que se pueden hacer perfectamente por gente de la organización, y que no se hacen por una simple razón de falta de tiempo. Lo que me preocupa es que si se externaliza toda la reflexión hacia afuera, se pierda capacidad crítica de análisis dentro del sector público. Si un consultor viene con ideas muy trabajadas y pensadas, y no encuentra en el cargo público un interlocutor preparado, con criterio para discutirlas y mejorarlas, el resultado final puede ser contraproducente. Que conste que no es mi caso con vosotro/as, afortunadamente, pero sé que se da bastante en muchos otros sitios 🙁

        • Paz Sánchez Zapata 02/10/2017 12:12 #

          Comparto la reflexión totalmente. Y también la de Ricardo. A ver cómo hacemos que eso cale ….y si, TELEFORMACION YA!

    • Amalio Rey 02/10/2017 07:39 #

      Richi, de acuerdo: “menos cosas mejor hechas”, para poder centrarse en lo importante…