¿Por qué hay que prototipar en la Administración Pública (y en todos los sitios)? (post-564)


En cualquier sitio recomiendan ahora “prototipar”, porque es un palabro de moda, pero sospecho que no todos apuntamos a lo mismo, ni se ha entendido bien lo que eso significa desde el punto de vista de un design thinker.

Lo que yo veo es que mucha gente sigue entendiendo a los “prototipos” desde su acepción más industrial, o sea, como “un dispositivo para validar o testar si funciona una solución que uno ha creado”. Según esta lógica, el prototipo es un mecanismo que sirve básicamente para comunicar algo que ya está pensado y diseñado, que se pone a prueba en un contexto real (“se valida”) para corregir posibles fallos y empacar la versión definitiva.

Sin embargo, cuando yo (o un design-thinker) habla de “prototipar”, se refiere a otra cosa. Nosotros NO ponemos el énfasis en comunicar y validar algo ya concebido, sino en experimentar y co-crear a partir de modelos inacabados con los usuarios.

Por otra parte, tendemos a probar muchos prototipos a la vez. Nos gusta el prototipado múltiple, porque nos salva de prejuzgar y descartar opciones antes de tener suficiente información para tomar una buena decisión. Casarse rápido con un único prototipo multiplica las probabilidades de los “falsos negativos” en innovación, que es un coste que todavía las organizaciones no han medido bien.

Con esto no digo que podamos ahorrarnos la tarea de hacer un testeo y validación final de la solución ya avanzada. Ese momento siempre llegará, y habrá que hacerlo en un contexto que se parezca lo más posible al real donde se va a aplicar esa solución. Pero ese “momento-validación” es un estadio muy posterior (es lo que hacemos al final) al del prototipado iterativo que nos lleva por distintos momentos-cocreación”.

Antes de seguir, me gustaría explicar que existen dos tipos de prototipos. Por una parte, los “conceptuales”, por ejemplo, definir en una servilleta (sip, basta con eso) una serie de principios que van a servir de arquitectura estratégica para una futura ley contra la violencia de género. Y por otra, los prototipos “operativos o funcionales” que son los que se trabajan en un estadio más avanzado, y que se pueden testar en pleno funcionamiento. Los equipos de innovación deben trabajar con los dos tipos de prototipos, tanto los conceptuales como los funcionales, porque responden a momentos distintos dentro del itinerario de ejecución del proyecto.

Una vez que entiendes a los prototipos como un dispositivo para experimentar y aprender juntos (y no para comunicar o probar lo que ya has decidido), se produce un cambio cultural enorme, porque asumes premisas que cambian totalmente la naturaleza del proceso, a saber:

1. Nos hace más humildes:

Implica reconocer que ningún equipo de innovadore/as, ni experto/as (¡¡ni siquiera el tuyo!!), va a ser capaz, por su cuenta, de concebir la solución perfecta sin abrir el proceso a las personas usuarias o beneficiarias.

2. Dejamos cabos sueltos, no lo cerramos todo:

Dejas opciones indefinidas para que se co-creen y mejoren con la participación de las personas usuarias. Un prototipo verde e incompleto puede ser más interesante que uno demasiado exhaustivo porque genera más conversación. Según mi experiencia, los buenos prototipos suelen ser incompletos, aunque conceptualmente robustos. Eso es así porque en un prototipo terminado los usuarios ven problemas, mientras que, en uno abierto, posibilidades. Si tú me traes una solución ya terminada (diseñada al detalle) para que opine sobre ella, me estas empujando a un escenario binario, en el que solo podré decirte si me gusta o no. Mientras que, si me enseñas una solución abierta e incompleta, me estarás invitando a que participe porque me doy cuenta de que todavía hay mucho que mejorar y cambiar ahí.

3. Aporta agilidad:

En lugar de tardar meses o años diseñando el plan perfecto, se sale a probar las posibles soluciones en la realidad con los agentes interesados en la solución. Sus expectativas se pueden integrar más rápido en la potencial solución.

4. Genera compromiso y sentido de pertenencia:

Concebir el prototipado así es un proceso participativo que genera compromiso porque la solución que sale pertenece a todos los que han participado. La experiencia del aprendizaje conjunto genera sentido de pertenencia y legitima el resultado.

5. Reduce el coste del error:

Si se hacen ciclos iterativos de pruebas con usuarias/beneficiarios de distintas versiones de solución, empezando desde las fases más prematuras, se consiguen detectar los fallos o carencias mucho antes a si se espera una versión demasiado avanzada. Cuesta mucho menos cambiar cosas al inicio que al final. Pensemos, por ejemplo, cómo podría influir esta lógica en la elaboración de borradores de leyes.

6. Ayuda al consenso desde el realismo:

Es fácil criticar desde la barrera, sin implicarse. Pero si la gente participa y empieza a “amasar la arcilla”, contrastando modelos reales de solución, tendrá que incorporar las restricciones de contorno. Los hipercríticos tienen menos pretextos para buscar culpables si están invitados a participar. Podemos ir más lejos. Yo veo a la cultura del prototipado como una oportunidad, o una coartada, para superar el actual escenario de sparring entre partidos, donde cualquier fallo de uno es demonizado por el otro. Si se instaura la práctica del prototipado, las intenciones se transparentan y quien intenta innovar puede dejar claro que “está probando”, así que los errores nunca pueden ser definitivos. Habría menos espacio para la crítica destructiva 😊

Volvamos a la Administración Pública, que me interesa especialmente. Imaginemos cuánto mejoraría ese proceso si fuéramos capaces de desarrollar numerosos prototipos sencillos y económicos, cuantos más, mejor, para testarlos y discutirlos con los agentes sociales, tantas veces como sea posible, mientras se nutre el proceso de aprendizaje de cómo construir la mejor legislación posible desde un paradigma participativo.

Es verdad que en la Administración ya existe cierta tradición de “prototipar” (llamémosle así), porque se hacen muchas versiones de una propuesta antes de ser aprobada. Pero esto se hace habitualmente por expertos, que trabajan siempre mirando hacia dentro y con mucho celo para que no se filtren las propuestas a la luz pública. Solo se presentan fuera (a los agentes sociales y la ciudadanía) cuando los borradores ya están muy avanzados, casi terminados, lo que genera una percepción de que existe poco margen para que la opinión de la gente modifique cosas. Lo poco que se hace consultivo o abierto es claramente insuficiente. Por ejemplo, los típicos procesos de “exposición pública” para días de “alegaciones” suelen ser lineales, incompletos y frustrantes. Se cree poco en ese procedimiento, y eso se nota. El cambio real consistiría en implicar a la ciudadanía en el uso de los prototipos mediante talleres de co-creación que sirvan para recoger especificaciones y documentar posibles soluciones.

Pero, claro, para apostar desde la Administración por los prototipos hay que creérselo. El que lanza el prototipo tiene que creerse de verdad que se trata de una propuesta provisional, incompleta y probablemente fallida. Eso exige humildad. El prototipado bien hecho requiere humildad porque si no, es difícil escuchar e integrar el feedback recibido a través de la participación. Pablo Pascale ilustra bien esto en su blog de Innovación Ciudadana:

Muy posiblemente, el prototipo se iniciará con garabatos y esquemas en papel, e irá tomando forma mediante el proceso de creación y experimentación que se haya trazado el equipo. ¡Trabajamos en equipos multidisciplinares, donde la creación y desarrollo de los proyectos es colaborativa, compartida y convivida!”.

Por todas esas razones, el proceso de aprendizaje iterativo que implica el prototipado es, como explica Idris Mootee, una filosofía que debería terminar integrándose de forma natural en la cultura organizacional. De ella se aprenden cuatro lecciones vitales para la Administración Pública, que también está inmersa en lo que hoy llaman el mundo VUCA (volátil, incierto, complejo y ambiguo):

1. Predisposición mental para someter a prueba cualquier idea, para pasar a la acción,

2. Mitigar cuanto antes los riesgos del diseño y del desarrollo, en lugar de acumular soluciones sin exponerlas a la realidad,

3. Hacer que los conceptos ambiguos sean más tangibles,

4. Estimular un enfoque de “actuar para aprender” experimentando, pero también reflexionando sobre la praxis.

Por todo eso conviene destinar recursos para que en la Administración (y en las empresas) se creen “espacios sucios”, talleres y laboratorios donde fabricar cosas (en su acepción más amplia) que ayuden a tangibilizar y probar conceptos, dentro de una práctica sistemática de creación lúdica y experimental que fomente una cultura renacentista de la curiosidad y la innovación desde lo público.

NOTA:  La imagen del post pertenece al álbum de FirmBee. Si te ha gustado el post, puedes suscribirte para recibir en tu buzón las siguientes entradas de este blog. Para eso solo tienes que introducir tu dirección de correo electrónico en el recuadro de “suscribirse por mail” que aparece en la esquina superior derecha de esta página. También puedes seguirme por Twitter o visitar mi otro blog: Blog de Inteligencia Colectiva.

 

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Amalio Rey

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2 Respuestas a ¿Por qué hay que prototipar en la Administración Pública (y en todos los sitios)? (post-564)

  1. Julen 08/02/2018 07:37 #

    En la industria el prototipado creo que ha existido desde siempre. Una idea que creo conviene introducir es el poder del prototipado digital mediante simulación. Puede que sea un concepto muy de la industria pero simulación y prototipado siempre han sido pasos previos a la fabricación en serie. Hoy en día lo digital presenta una serie de ventajas muy a tener en cuenta, incluyendo la reducción de costes. Comento esto porque a veces lo “nuevo” (si es que DT puede sonar a eso) no lo es tanto.
    Pensar-hacer-reflexionar y vuelta a hacer girar la rueda 🙂

    • Amalio Rey 13/02/2018 18:36 #

      Sí, Julen, pero intuyo que sigues hablando de prototipar en fases demasiado avanzadas y/o como ejercicios “para adentro” de los equipos de innovación. Ese ha sido siempre el “enfoque industrial” del prototipado para los clientes, a los que se ven como inputs de validación, y no de co-creación.
      Yo recuerdo, por los cursos que he dado de esto en el País Vasco, con mucha asistencia de gente que viene de la industria, que les costaba entender la idea de la co-creación con los clientes a través de prototipos, porque decían que eso era muy caro. Pues ahora, como bien dices, los prototipos se han abaratado muchísimo gracias a la simulación digital, así que ya podemos adelantar la participación de los clientes en estos ejercicios, en lugar de solo mostrar lo que ya está pulido internamente.