POST Nº 652

Si eres funcionario o personal que trabaja en el ámbito público, es bastante probable que te suene este ejemplo. En un proyecto de consultoría que hice hace dos años, que consistía en realizar un “diagnóstico de innovación” de una unidad de la Administración Pública; cuando llegó el momento clave de hacer el taller de cierre, para discutir los resultados y acordar el plan de acción, se nos hizo prácticamente imposible encontrar una fecha para que la responsable de ese centro directivo pudiera abrir un hueco en su agenda y participar.

Los compañeros que compartían conmigo el equipo de proyecto me comentaron que era muy difícil hablar con esta persona, “despachar los pendientes”, porque siempre estaba de prisa atendiendo multitud de compromisos externos. Esta es una situación que al parecer se da a menudo en muchos centros directivos de la Administración, pero también en las empresas privadas, así que este post también va con ellas.

Este personal directivo suele tener la agenda totalmente cubierta de obligaciones externas, muchas de dudoso valor para mejorar la calidad de su trabajo, y en su mayoría impuestas desde arriba, así que les queda muy poco tiempo para mirar hacia adentro, atender los procesos internos y las necesidades de su personal. Están siempre corriendo de un sarao a otro, con la lengua afuera para poder quedar bien con sus valedores políticos y, mientras tanto, su casa sin barrer. Con la Covid19 se ha producido cierto repliegue de estas prácticas por simples razones sanitarias, hay menos presión para salir de paseo y sacarse fotografías, pero es algo que muy probablemente volverá apenas regresemos a la nueva (a)normalidad.

En el ejemplo que ponía al principio, les decía a mis socios que no podía entender cómo a la directora del área le costaba tanto reconocer la prioridad que debería tener un proyecto que contribuye a impulsar el trabajo de todos los departamentos de su centro directivo. Se trataba de poner orden e impulsar las mejoras en su propia casa, en el backstage como dicen los informáticos, así que era evidente que se trataba de un asunto que merecía ocupar un sitio relevante en su agenda, pero no era así.     

Me pregunto por qué ocurre eso, y creo que hay una mezcla de razones. En primer lugar, intuyo que mejorar hacia adentro no parece ser una actividad “rentable” políticamente, no aporta votos a corto plazo, y entonces se pospone hasta el infinito. Cada hora que se usa para el cabildeo, para hacer presencia en los sitios donde se construye la opinión pública, o simplemente para quedar bien con los cargos que han designado a ese personal directivo, se percibe como mucho más provechosa, “luce más”, que dedicar tiempo a ese trabajo tan poco visible de muscular los recursos de su propia casa que, después de todo, ya funcionan de alguna manera.

El resultado de esto es evidente: cualquier llamada de la Consejera o del responsable superior, para que atienda de urgencia encargos varios, se traduce en un cambio apresurado de agenda que penaliza, en primer lugar, el tiempo previsto para las actividades de mejora interna, que siempre terminan postergadas, o delegadas a otras personas que intentan impulsarlas desde una falta crónica de liderazgo.

En un post que escribí antes en esta casa trataba de hacer ver, citando al gran Douglas Rushkoff, que volver a casa y meterse dentro, es esencial para poder hacer bien cualquier trabajo. En el decía que “las fortalezas se construyen empezando por casa. Si no has aprovechado al máximo el potencial de lo que ya tienes, no te distraigas intentando brincar por otras ramas. Primero lo primero”.

En el mundillo de los directivos públicos hay de todo. Es injusto generalizar. Conozco a alguno/as que se ponen serios y saben hacer valer su criterio para defender la parte de sus agendas que necesitan dedicar a la inversión interna. Que los jefes o jefas superiores no respeten esto es un problema que siempre pone más difícil las cosas, pero no toda la culpa es de ello/as. Hay cierto margen para blindar tiempos y hacer ver a los cargos superiores que todo empieza por el back-stage. Una casa desordenada o descuidada quita músculo al rendimiento externo. No debería ser complicado que esto se entienda, pero lo es.

A veces, esa disonancia entre cómo se actúa hacia afuera y hacia adentro es tan acusada, que explica que algunos directivos públicos se hayan ganado con merecimiento que se les llame, como dice el proverbio: “candil en la calle, y oscuridad en su casa”. Son espléndidos con sus jefe/as y en la proyección pública, pero pésimos gestores del clima interno, de los procesos clave y de las emociones del personal que trabaja dentro.

Una buena parte de esa “inversión interna”, de atender debidamente al backstage, consiste en reservar tiempo para pensar. De esto ya hablé largamente en un post que fue muy leído en esta casa y que suelo proponer como material de discusión en muchos de los cursos que imparto sobre innovación pública: Cuando los cargos públicos no tienen tiempo para pensar. En él decía que los directivos públicos viven en un contexto sobreexcitado, que les obliga a correr como pollos sin cabeza, con una agenda plagada de tareas “urgentes” que posponen indefinidamente los asuntos “importantes”. Que abusar de las actividades de representación, de tener que estar en todos los sitios, produce unos costes de oportunidad elevadísimos para la mejora de la gestión, tanto en eficacia como en eficiencia. Y que debido a la cultura tan jerárquica que hay en la Administración, es bastante habitual que los cargos superiores terminen colonizando las agendas del personal directivo a su cargo, estropeando su programación y disponiendo de su tiempo con bastante poco respeto. Si ese espacio en la agenda estaba previsto que se dedicara al personal interno, o para pensar en cómo hacer mejor las cosas, podemos prever lo que ocurrirá: “para eso siempre hay tiempo” te dirán, pero ya sabemos que eso es radicalmente incierto.       

En uno de mis posts también hablaba de evitar “la agenda sin holguras”, o sea, esa costumbre de rellenar toda la semana con compromisos externos, desde reuniones hasta actividades de representación. Ya he dicho que en la práctica resulta difícil explicarle al jefe o jefa que no puedes ir a un sitio, o no puedes recibir a alguien, porque te has reservado ese día “para pensar” o para trabajar internamente con tus equipos, pero hay que hacerlo.

Dentro del margen de autonomía que tiene cualquier personal directivo público, y que consigue defender ante sus jefe/as, una práctica muy recomendable es “blindar tiempos” para actividades que son de distinta naturaleza, distinguiendo las internas de las externas. Me refiero a bloquear una parte de la agenda, con días y horas predeterminadas, para dedicarlas a “mirar hacia adentro” y trabajar con sus equipos las mejoras internas. El jefe o la jefa que no haga eso, se está equivocando.

NOTA: La imagen es del álbum de StartupStockPhotos en Pixabay.com. Si te ha gustado el post, puedes suscribirte para recibir en tu buzón las siguientes entradas de este blog. Para eso solo tienes que introducir tu dirección de correo electrónico en el recuadro de “suscríbete a este blog” que aparece a continuación. También puedes seguirme en Twitter o visitar mi otro blog: Blog de Inteligencia Colectiva