POST Nº 731

Esta mañana me recordé de una conversación que tuve, hace tiempo, con el bueno de Mario López de Ávila, sobre una técnica de control de calidad del mundo industrial que me pareció interesante de adaptar al diseño de procesos colectivos que, como sabéis, es a lo que me dedico.

Me habló entonces del Poka-Yoke, un concepto que ya conocía (de Toyota) pero no aplicado a intangibles. En japonés significa literalmente «a prueba de errores», y sirve para prevenir errores graves en la operación de un sistema. Por ejemplo, el conector de un USB está diseñado de esa manera tan rara para que sea imposible conectarlo al revés. El Poka-Yoke deja claro los límites que no deben traspasarse, para evitar accidentes o errores fatales. Y lo consigue con mecanismos naturales, sin fricción, que no dejan posibilidad alguna a equivocarse. De esa manera, los usuarios sienten menos estrés, porque no dependen de la memoria ni de estar todo el tiempo en alerta: ¡¡el diseño no les va a permitir cometer esos errores!!

Pues bien, me contaba Mario que entre los socios de una startup se fijan «líneas rojas» que el equipo promotor no puede traspasar, y se diseña algún mecanismo que impida y avise cuando eso va a ocurrir. Ese Poka-Yoke haría imposible el error o emitiría señales claras que alerten antes de cometerse.   

Trasladar esta idea a otros proyectos colectivos, fuera del ámbito del emprendimiento, me resulta bastante inspirador. Si una comunidad o un proyecto colaborativo necesita hacer respetar unas líneas rojas para su sostenibilidad, puede introducir Poka-Yokes que impidan errores individuales muy costosos que pongan  en riesgo el proyecto común. Así no se coarta la iniciativa, dentro del espacio de posibilidades, porque los límites quedan acotados por diseño. Sería una especie de «sistema a prueba de tontos», que en todos los colectivos los hay, como lo pretendía la solución de Toyota.

No es tan difícil implementar esto. Una vez que identificas «situaciones críticas» donde los errores graves son más probables (¿malentendidos, fallos de coordinación, conflictos de intereses?), diseñas salvaguardas sencillas que «obliguen» a hacer las cosas bien. Por ejemplo, desde plantillas personalizadas que exijan rellenar todos los campos clave (para que no olviden ninguno que sea importante) hasta la obligación de conseguir la aprobación de varias personas antes de hacer algo muy sensible para el grupo, o un sistema de notificaciones que avise si algo se está haciendo mal, evitando que el error pase desapercibido.

El objetivo es imposibilitar, de todas las maneras posibles, que un error individual grave penalice al colectivo. O, como mínimo, que antes de cometerse, pase algo que alerte del riesgo y se vuelva obvio. Nadie podrá aducir que no lo sabía o que no se acordó, porque el sistema está diseñado para descartar esa posibilidad.  

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