POST Nº 713

Tengo una buena amiga que es una gestora de eventos increíble. Debe ser de las mejores. Decía el otro día que estaba harta de lo que ella llama «reservitis», mientras me contaba lo frustrada que se sentía después de la última conferencia que organizó. Te comparto aquí su historia.

Ella había trabajado duro para captar participantes y asegurar toda la logística. La difusión había sido exitosa y recibió un montón de inscripciones, que en su mayoría se confirmaron después de enviarles un e-mail de recordatorio. Fue tan bien la convocatoria que en poco tiempo se completaron las 180 plazas del salón de actos que había reservado. El día del evento, no podía estar más emocionada. Llegó temprano para supervisar los últimos detalles y dejar todo listo, pero algo raro empezó a notar pronto. La cadencia de llegada de los asistentes era bastante menor que la esperada, y eso le extrañó. Supuso que podía haber algún atasco o imprevisto de última hora, pero en ningún momento dudó de que se llenaría la sala. La convocatoria había generado una muy buena respuesta.

Craso error. Al comenzar el evento, solo había unas 90 sillas ocupadas, la mitad, y ese nivel de ocupación no cambió mucho hasta el final. Aunque la jornada fue un éxito para los asistentes, y ella recibió muchas felicitaciones, se sintió molesta, también triste, por el altísimo número de asientos que quedaron vacíos y el bajonazo de asistencia que finalmente se dio en comparación con el aforo previsto.

Mi amiga me comentó que ese no es un caso aislado sino algo que sucede en los eventos cada vez más a menudo. Y yo le creo, porque también lo noto en el número tan alto de personas que se apunta a los cursos y después no asiste. En línea con ella, Jorge Barrero Fonticoba, de la Fundación COTEC, publicaba hace casi un año un post en LinkedIn cuestionándose también ese comportamiento. Lo resumía así:

«Sorprende la cantidad de personas que reservan plaza, se inscriben —en este caso hasta con DNI—, no acuden, no avisan y ni siquiera justifican a posteriori su ausencia. No es algo que afecte sólo a COTEC, me consta que es general y creciente por lo que me cuentan mis colegas de otras organizaciones».

Lo primero que me gustaría decir es que el formato de eventos presenciales está en crisis. Hay un exceso de eventos, y cursos, que cuesta encajar en el formato presencial después de que la gente se acostumbró a la comodidad de las charlas virtuales y los webinars. La Pandemia marcó un antes y un después en esto. Pero una cosa es que se apunten menos, y otra que lo hagan y después no asistan.

Percibo que la gente ahora se inscribe más por impulso, sin pensarlo bien, sobre todo cuando es gratis. Es como si después de la Covid, las personas confundieran lo presencial con lo virtual, trasladando la flexibilidad que se vivió en el mundo online a los eventos presenciales, donde el impacto de ausentarse es mucho mayor. Al apuntarse parecen estar diciendo «me gustaría asistir» en vez de «asistiré»,  que son cosas bien distintas.

COTEC define como «ausentista» a aquella persona que rellena el formulario de inscripción a una actividad presencial y confirma su asistencia, pero después no asiste, no avisa de antemano ni se disculpa a posteriori. Según la fundación, las tasas de ausentismo «han aumentado a niveles preocupantes», y aporta datos: una de cada tres personas (32%) que se registró en 2023 para asistir a cualquiera de los 17 eventos presenciales que organizaron fue ausentista. Y en la Gala, su actividad más importante y multitudinaria, esa ratio se elevó al 46%, una estadística similar a la que experimentó el evento de mi amiga. COTEC es tan sensible con esto que lanzó una interesante iniciativa, que llaman «Alianza contra el Ausentismo», para unir fuerzas entre organizaciones con el fin de parar esta tendencia.

Me consta que la «reservitis» es un práctica muy dañina para los eventos y las actividades formativas. Se debe evitar por una cuestión de respeto. También por empatía con los compañeros y compañeras que invierten tanto esfuerzo en organizarlas. Claro que a veces surgen imprevistos que impiden la asistencia. También se puede cambiar de opinión. Pero en ambos casos hay que avisar con tiempo para que se pueda reajustar la logística o abrir las plazas a posibles sustitutos.

Daños y perjuicios

Está claro que este es un tema que hay que poner ya sobre la mesa porque, como explica Barrero, genera un montón de problemas. Mi amiga me ayudó a recoger todos los perjuicios que ocasiona esta mala costumbre:

1.- Si el evento o curso prevé logística de café, comida o coctel, supone un esfuerzo y un coste extra para el catering y la empresa que paga el servicio. Además, se termina tirando comida, un desperdicio alimentario que da mucha pena y pudiera evitarse.

2.- Si hay un cupo máximo, ausentarse deja a personas interesadas sin opción de asistir. Mucha gente (que sí hubiera asistido) se queda fuera habiendo sillas vacías.

3.- Dificulta el cálculo del aforo y del tipo de espacio que hay que contratar. Si aumenta el número de inscripciones, hay que reservar un sitio con más capacidad y eso suele costar más dinero. Si después sobra espacio debido al ausentismo, son recursos malgastados.  

4.- Desluce los eventos —también los cursos— y puede generar una sensación de falta de interés. Si se reserva un espacio para un número de asistentes y luego se ven muchas sillas vacías, esto genera una imagen muy poco estimulante.

5.- Penaliza la posibilidad de conocer y compartir con otras personas, que es una de las motivaciones por las que se asiste a estos eventos. Que vaya mucha menos gente de las expectativas creadas frustra a los participantes.

6.- Trastoca el diseño pedagógico cuando quien va a impartir una formación ha preparado unas dinámicas que dependen del número de asistentes. Por ejemplo: si por el número de inscritos se prevén ejercicios para cuatro equipos, y después asisten tan pocos que hay que juntarlos a todos, entonces hay que renunciar a la metodología que se había diseñado. La calidad de las interacciones también se resiente.

Como reconocía mi amiga, todo esto termina frustrando a los organizadores. A mí también, cuando imparto cursos. Para colmo, los asistentes pueden creer injustamente (al ver tantas plazas sin ocupar) que la difusión del curso ha sido mal gestionada. Y, rizando el rizo,  una asistencia pobre puede castigar el número de inscripciones en los eventos futuros que convoque el mismo organizador.

¿Soluciones?

Sabiendo que lo primero es cambiar de actitud, entender que es una cuestión de educación y de hacerse responsables de los compromisos adquiridos, también hay soluciones prácticas en el diseño de estos eventos que ayudarían a reducir las ratios de ausentismo. Comentaré algunas:

1.- Enviar recordatorios por correo electrónico antes del evento, destacando la agenda y los beneficios de participar.

2.- Incluir en el sistema de registro un protocolo de cancelación claro, que permita darse de baja a tiempo y liberar la plaza a tiempo, para que pueda ser ocupada por otra persona.

3.- Exigir a los asistentes que confirmen su asistencia hasta 48h antes del evento. Así recuerdan su compromiso y se les da una oportunidad para cancelar, si fuera necesario.

4.- Implementar una lista de espera que permita a otras personas ocupar los lugares de aquellos que cancelan con anticipación. De esta manera, no se quedan plazas vacías.

5.- Incluir en el ritual de inscripción algún procedimiento de firma de un compromiso simbólico de asistencia, que formalice la obligación contraída.

6.- Pedir un depósito reembolsable. Esto es, un pequeño ingreso al momento de la inscripción, que será devuelto si asiste finalmente. Si no lo hace, el depósito se retiene. Esto suele funcionar muy bien, aunque muchas entidades públicas no pueden hacerlo por restricciones administrativas. Un filtro así tiende a disminuir el número de inscritos, y esto asusta a los organizadores, pero aumenta la ratio de los que finalmente asisten.

7.- Imponer penalizaciones. Ausentarse no debe ser gratuito, ha de tener consecuencias. Según mi experiencia, estas pueden ser dos opciones: (a) Excluir al ausentista de  la convocatoria siguiente, a la que no se le invita. Y si es reincidente, se le excluye de forma definitiva de la lista (esto es lo que hace COTEC) o se le pone al final, y solo entra si sobran plazas, (b) No poder apuntarse a ningún curso más de los ofertados durante ese año (es lo que hacen dos instituciones públicas que conozco).

8.- Proporcionar algún tipo de beneficio exclusivo a los que finalmente asistan, como descuentos en eventos futuros, acceso a contenido especial, sorteos, o regalos.

Si organizas eventos o cursos, lo haces a menudo, y has tenido frustraciones así, cuéntame qué te ha pasado y lo que has sentido. Y si, por el contrario, sueles conseguir altas ratios de asistencia, me gustaría saber qué soluciones te han funcionado mejor para minimizar la reservitis.

NOTA: La imagen es de makabera en Pixabay.com. Si te ha gustado el post, puedes suscribirte para recibir en tu buzón las siguientes entradas de este blog. Para eso solo tienes que introducir tu dirección de correo electrónico en el recuadro de «suscríbete a este blog” que aparece a continuación. También puedes seguirme en Twitter o visitar mi otro blog: Blog de Inteligencia Colectiva.