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Estrategia, Lecturas

La innovación se gestiona en el cuadrante II (post-2)

por Amalio Rey 27/06/200804/01/2012

Usando la “matriz de la administración del tiempo” de Stephen Covey, las empresas (y las personas) pueden subdividir el tiempo que dedican a gestionar sus problemas en cuatro cuadrantes: I) Lo importante y urgente, II) Lo importante no urgente, III) Lo urgente no importante, IV) Lo no importante, ni urgente.

La mayoría de los empresarios que conozco, incluyéndome a mí antes de tomar cartas en el asunto, viven en el mejor de los casos instalados en el cuadrante-I, que bien podría llamarse el “cuadrante del estrés” porque abordan los temas importantes con la premura de la urgencia, y ya sabemos que la prisa se lleva mal con la calidad.

He dicho en el mejor de los casos, porque otros viven agobiados en el cuadrante-III porque ni siquiera distinguen lo que es importante de lo que no lo es, algo que les condena irremediablemente a llenar su agenda con temas urgentes que, como regla, no son los importantes. ¿Es tu caso? ¿Te suena? ¿Pero qué hacer con esto?

Primero voy a intentar definir bien lo que llamo “urgente” e “importante“. Para mi la “urgencia” existe cuando alguien “de peso” (cliente o jefe, que es casi lo mismo aunque no para todo el mundo) nos reclama algo en un plazo inmediato. Es decir, para que algo sea urgente ha de haber alguien “importante” que te pide una cosa con un plazo determinado que está muy cerca (o incluso, se ha vencido).

CUADRANTE-1

“Lo importante-urgente”

CUADRANTE-2

“Lo importante-no urgente”

CUADRANTE-3

“Lo urgente- no importantergente”entonces lLOCAL: ES?:”

CUADRANTE-4

“Lo no importante, ni urgente”

Lo “importante“, y aquí cito a Covey, tiene que ver con los resultados. Si algo es importante, entonces tiene un impacto relevante en los resultados y en el futuro de la empresa, o dicho de otro modo, es lo que marca la diferencia.

Pues bien, como se puede apreciar, lo “urgente” siempre tiene una cara o una persona reclamando, además de ser algo puntual y fácilmente identificable; pero lo importante es mas invisible y ambiguo, no implica que alguien te chille al oído “dame lo mío ya” (esto convierte en urgente cualquier cosa), y tampoco hay un plazo fijo de entrega, lo que significa que puede posponerse eternamente.

Pues bien, he descubierto que hay un tipo de tareas que por su complejidad y naturaleza estratégica han de gestionarse siempre en el cuadrante-II (“importante-no urgente”), es decir, se tienen que sacar del I (“importante-urgente”) para hacerse realmente bien.

Y lo que es más interesante, mientras mejor las trates en el cuadrante-II, más desahogado dejas el I, y por lo tanto, menos estrés porque actúas de un modo más preventivo en lugar de “apaga-fuegos”. Esto es así porque el cuadrante-II bien podría recibir el nombre de “cuadrante preventivo“).

La innovación es casi por definición una de esas tareas que deben gestionarse siempre como “importantes pero no urgentes”.

Como también lo son: 1) la reflexión estratégica sobre el tipo de empresa que se quiere ser (para saber a qué decir que no), 2) la búsqueda y selección minuciosa del personal, 3) la creación y gestión de una sólida base de conocimientos de la empresa o, 4) tareas habitualmente subestimadas como el diseño de una buena página-web (sí señor, tener la mejor página-web posible tiene hoy una enorme importancia), entre otras.

Volviendo al tema que nos ocupa de la innovación, si la gestionamos con urgencia (porque ha caído drásticamente la facturación y no tenemos con qué pagar a los empleados o porque un cliente importante nos advierte que se irá a la competencia si no bajamos precios o le mejoramos el producto), lo más probable es que las soluciones no sean las mejores, y sigamos alimentando el círculo vicioso de la urgencia.

Para terminar, pondré un ejemplo que he vivido hace relativamente poco tiempo. El libro al que he hecho referencia, de Covey, que había visto muchas veces en las estanterías de las librerías pero que no había ni siquiera abierto porque el título me parecía demasiado del tipo de “best-seller” que no me atraen (“Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva“), pero que al final me decidí a leer por expresa recomendación de un amigo al que suelo hacer caso, me abrió los ojos de la necesidad de aplicar esa receta a mi empresa, y a mi propia vida personal.

Por lo tanto, decidí frenar en seco mi frenética dedicación a los temas urgentes (y créanme, no era tan acusada como veo en muchos directivos) y empezar a mimar los temas realmente importantes. Lo primero que tuve que hacer es identificarlos, ver cuáles eran y abrir un hueco en la agenda para reflexionar sobre ellos.

¿Qué hice? Pues huir de la empresa, refugiarme en un hotel rural y ponerme a pensar toda una semana, además de recuperar hábitos saludables que potencian la creatividad.

¿Qué conseguí? Ajustar significativamente mi matriz de administración del tiempo (laboral y personal), y planificar varias decisiones esencialmente innovadoras para mi empresa y mi vida.

Después de pasar un tiempo prudencial desde aquello puedo decir que los cambios han sido muy positivos, y que me genera mucha tranquilidad habitar ahora la mayoría del tiempo en el cuadrante-II de lo “importante-no urgente”, lo que significa que estoy haciendo las cosas bien y que como directivo me centro en las prioridades.

Si crees que es tu problema, búscate un hueco y vete a pensar cómo puedes darle un vuelco a tu agenda para centrar la innovación en el cuadrante-II.

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6 Tags: Estrategia, estrés, gestión del tiempo, herramientas, innovación, Libros, Stephen Covey

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6 Comments

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  3. Reply
    Amalio
    03/08/2008 17:00

    Gracias, Peter, por tu comentario. Ya sabes que siento un gran respeto por tu habilidad para pulsar temas con rigor…jjj.

    Me alegro que hayas utilizado un término tan exacto para etiquetar ese sindrome comun que explico en mi post, recordandonos esa palabra tan rara y poco sonora que es la PROCRASTINACIÓN. Para los que desconozcan este vocablo, os remito a la Wikipedia, de la que he extraido la frase siguiente:

    “El término se aplica comúnmente al sentido de ANSIEDAD generado ante una tarea pendiente de concluir. El acto que se procrastina puede ser percibido como abrumador, desafiante, inquietante, peligroso, difícil, tedioso o aburrido, es decir, estresante”.

    Me parece muy interesante la reflexión de Peter de relacionar la POSPOSICIÓN de tareas “importantes” con el MIEDO A LO COMPLEJO.

    Nuestro buen amigo Peter, además, dice lo siguiente: ” Lo que no tengo totalmente claro es que la procrastinación sea totalmente negativa”, y más adelante “tal vez confundo lo importante con lo complejo”. Al final, asegura que “si atender lo importante es simple, seguramente lo antenderé, sea urgente o no”.

    Seguidamente comparte con nosotros esta idea: “¿Qué pasa si lo importante tiene solución compleja? Pues seguramente diferiré el tema con la esperanza, probablemente vana, de que surjan soluciones más sencillas”.

    Pues bien, no quiero pronunciarme (por el momento), y prefiero invitar a otras personas a que participen en este debate. Solo me gustaría compartir la idea siguiente: la “complejidad” es, casi siempre, una categoría relativa. ¿cuantas veces nos ha pasado de que creíamos que algo era muy complicado pero cuando nos hemos centrado en ello, decididos a resolverlo, quedamos sorprendidos de lo fácil que era?

    Pues nada, solo era una pista… para que tireis de la cuerda…
    Gracias Peter
    Amalio

  4. Reply
    Peter Hodgson
    30/07/2008 12:06

    Hola Amalio,

    Puede que un correo mío anterior acabase en la carpeta de SPAM. Por si acaso te comento que en arquiclub y dentro de mi blog(http://www.arquiclub.com/profiles/blog/show?id=2012328%3ABlogPost%3A7661) tienes algún amago de respuesta a este artículo. 🙂

    Saludos, Peter

  5. Reply
    admin
    24/07/2008 08:53

    David:
    Pos’si, así es. Ocurre lo de siempre, innovar en los hábitos suele ser lo más complicado. Siguiendo tu hilo, casi nunca podemos cambiar el grado de urgencia de las tareas porque, como comenté en el post, las urgencias te las ponen otros. Son “los otros” (clientes, jefes, etc.) quienes terminan habitualmente manejandote la agenda. Pero eso tenemos que cambiarlo, o al menos, atenuarlo. Y pienso que el único modo posible de hacerlo es organizandonos mejor, dedicando más tiempo a lo importante. ¡¡Primero lo primero!! PERO.. ¿sabemos que es “lo importante? ¿no confundiremos “lo importante” con “lo urgente”?. Me temo que si,
    Gracias por tu comentario,
    Amalio

  6. Reply
    dsepulveda
    23/07/2008 19:07

    Amalio,

    Genial línea a seguir!!

    De todas maneras lo más complicado es el balanceo de tareas del cuadrante 1 al 2, ya que no siempre es uno mismo quien tiene el poder de asignar el grado de urgencia a los temas.

    Como objetivo es muy bueno. El “cómo” alcanzarlo ha de ser tarea a resolver por cada uno.

    un saludo,
    David

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Escribo para comprender. Me dedico a facilitar procesos de innovación que aprovechen la inteligencia colectiva. Aquí hablo de diseño, estrategia, arquitecturas participativas, consultoría, innovación social y tendencias en la red.

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