Hoy toca el tercer y último post del seriado que vengo escribiendo sobre GTD, en el que voy a compartir algunos hábitos y trucos que aprecio de esa metodología.

Advierto, antes que me den collejas algunos que yo me sé, que lo que voy a contar no es GTD porque esto no es un “sistema” ni nada que se le parezca, sino un plato combinado que yo me he servido a la carta sólo con aquellos ingredientes que me funcionan, después de fracasar con el full-pack.

Lo que junto aquí son unos cuantos hábitos y consejos prácticos que me van bien para mejorar la “gestión de la atención” y la “eficacia” (dos términos que me gustan  mucho más que “productividad”, y que debo a Jeroen y José Miguel) en mi vida personal y profesional. Si eres una principiante y no tienes ni idea del GTD, o eres de los que (como yo) el sistema le parece abrumador, te propongo ser selectivo y degustarlo poco a poco, empezando por hábitos sencillos. Algunos de ellos son de sentido común, de-toda-la-vida, y no un invento atribuible al GTD, pero los he redescubierto en los libros y posts que escribe gente de ese mundillo, así que al Cesar lo que es del César:

1. Empieza la mañana por una de las tareas críticas del día: Intenta entrarle a la mañana con tareas de impacto, para que te den el subidón. Lo que hagas en esa primera hora influye mucho en el estado de ánimo del resto del día. OJO: No revises el correo a primera hora de la mañana, créeme, no lo hagas, porque el e-mail es el tipo de labor que dispersa, que genera toxinas y produce ansiedad. Es mejor ponerse con ello en un siguiente cambio de actividad. El razonamiento es sencillo: cuando uno se levanta tiene la capacidad de atención, la vitalidad y las energías muy frescas y receptivas, así que eso hay que aprovecharlo para tareas de impacto y que consumen foco.
2. Evita el always on, y la “multitarea” asociada: De esto se ha escrito mucho y es casi llover sobre lo mojado: No tengas abiertas las aplicaciones de mail o de redes sociales mientras estas trabajando en tareas que requieren concentración. Yo las mantengo cerradas, y sólo hago el switch on/off cuando tengo un cambio de actividad, para gestionar correos y mensajes “por lotes”.
3. Gestiona las interrupciones: A mí me matan las interrupciones porque soy (muy a mi pesar) de “motor lento”, tardo en encontrar mi ritmo óptimo y poner a mis neuronas en pleno rendimiento, así que si algo me distrae, tengo que volver a empezar. El GTD da muy buenos consejos sobre cómo gestionar las interrupciones porque las trata de forma natural. Este es un tema que me tomo muy en serio, porque sé que es de los ladrones de tiempo más voraces.
4. Trocea los grandes proyectos: Esos proyectos que posponemos una y otra vez porque nos parecen difíciles o imponentes, hay que desmontarlos en pequeños retos y tareas que se puedan manejar y completar poco a poco. Esto ayuda al enfoque porque sientes que la siguiente tarea es manejable y esa sensación de control mejora la concentración. Ya lo decía Mark Twain: “El secreto para avanzar es comenzar. Y el secreto para comenzar es dividir las tareas abrumadoramente grandes en tareas pequeñas y manejables, y abordar la primera”. Una metáfora que a mí me ha ayudado mucho a metabolizar esta práctica es la del Queso Gruyere, imaginándome los proyectos como un gran queso al que voy haciendo agujeros en los ratos de tiempo que dispongo. Llegará un momento en que el queso estará tan calado que comérselo ya no será tan abrumador.
5. Quita grasa, simplifica tu vida: Discernir, descartar y ser asertivos es de las cosas más saludables (y difíciles) para las personas creativas y curiosas, que por su naturaleza tienden a dispersarse por tener un espectro de intereses demasiado amplio. También para los que nos cuesta decir que no a los compromisos. Pero está claro que una buena gestión de la atención necesita “soltar lastre” con determinación. Sé que es complicado, porque uno siempre encuentra excusas para la estupidez de “priorizar todo”. Pero en esto hay que ser implacables, nada de compasión con los “ruidos” que desgastan y despistan, así que ya sabes, haz tu lista de “cosas que dejaré de hacer, cosas de las que me quito”. Claro, no se puede descartar con criterio sin perspectiva, o sea, sin tener una idea de lo que es realmente importante para uno.
6. Haz de inmediato lo que te lleve menos de 5 minutos: Este consejo del GTD me encanta: “quítate del medio ya todo aquello que puedas completar en menos de un minuto”. Berto Pena lo llama la regla del “Minuto de Oro”, mientras que David Allen habla de 2 minutos.  El tiempo es lo de menos, porque a mí 1-2 minutos me parecen demasiado poco, y sería incapaz de completar nada en ese plazo. Así que en mi caso lo he adaptado a “5 minutos”, o sea, cualquier cosa que pueda despachar en ese plazo aunque no sea una prioridad, la hago y me la quito de encima.  Es una costumbre que parece tonta, pero tiene un impacto grande en la eficacia. Llevarla a la práctica ha sido para mí un descubrimiento, y lo que me parece más valioso, sirve de entrenamiento para desarrollar hábitos de diligencia y proactividad. Es sorprendente la cantidad de e-mails o acciones que puedo responder o completar en menos de 5 minutos.
7. Fíjate límites de tiempo: Imponte plazos de tiempo para dedicar a cada cosa, y lo más duro, respétalos. Mientras más caótica y creativa seas, más lo necesitas. Búscate un reloj o un teléfono móvil fácil de gestionar la alarma, y ponte avisos, sobre todo para tareas repetitivas. Poner esos límites temporales significa “tomar el control” de esas tareas para que no te dominen. Yo esto lo necesito porque a menudo me enrollo y pierdo el sentido del tiempo, me absorbe la inercia. Un caso particular son mis paradas de descanso, que he empezado a gestionar casi con rigor militar, porque soy de los que pueden estar sentados frente al ordenador durante 6 horas seguidas. Así que leyendo a GTDistas decidí tomarme paradas cada 2 horas, y lo hago por reloj. En esos descansos de 10 minutos me doy un paseo (aunque sea en casa), respiro profundo, distraigo la mirada por la ventana o me siento en mi cojín a hacer una mini-meditación.
8. Gestiona listas por contexto: Este es, sin dudas, uno de los conceptos que más aprecio porque marca con claridad la diferencia entre GTD y la llamada “Gestión del Tiempo”.  El truco consiste en crear listas contextuales de tareas, o sea, agrupar todas las tareas que se puedan realizar en el mismo contexto. Yo tengo mi despacho en casa, así que sólo tengo dos listas contextuales: el de “Despacho” (hacer en casa) y el de “Recados” (hacer en la calle). Por muy “prioritario” que sea algo según las listas de toda la vida, es el contexto (y el tiempo disponible) el que te dice qué es lo mejor que se puede hacer en ese momento. El término “contextos” puede ampliarse a tipologías de tareas que merezcan agruparse, por ejemplo: “en el coche”, “en la oficina”, “búsquedas de Internet”, “llamadas telefónicas”, “en aviones”, etc. Para mí, que odio llamar por teléfono, si tengo que hacer varias llamadas, las agrupo en una lista aparte, para cuando me ponga, hacerlas todas de golpe… así cojo impulso y me duele menos 🙂
9. No gestiones “cosas”, sino “tareas”: Si la historia del GTD tuviera que resumirse en un punto, ésta sería la madre de los hábitos, su regla de oro. Tenemos la manía de meter objetivos e ideas vagas en nuestros listados de pendientes (p.ej. “Escribir un libro”), en lugar de traducir esas “cosas” en “tareas” que impliquen acciones concretas, bien definidas, y que se puedan ejecutar sin pensar tanto (p.ej. “Buscar en Internet libros ya publicados sobre la temática sobre la que quiero escribir”). La clave está en que el esfuerzo de pensar y definir la tarea se haga antes de meterla en la lista, para que cuando uno la lea sienta el impulso de hacer algo concreto. Recuerda, un “proyecto” como tal no se “hace”; lo que se hacen son las tareas asociadas a él. Entonces los proyectos hay que traducirlos en un conjunto de tareas que induzcan a la acción.
10. Practica el principio de ¿Cuál es la acción siguiente?: Esta es la segunda parte del consejo anterior, su corolario imprescindible. Es un principio que me parece providencial porque apunta a la mismísima esencia de la gente ejecutiva. Mucha gente pospone algo precisamente por no saber responder a esa sencilla pregunta: “¿cuál es la acción siguiente?”; mientras que si se la planteara como un hábito, aportaría mucha claridad sobre el siguiente paso, desbloquea y estimula a hacer cosas. OJO, la respuesta, para que sirva, tiene que respetar el hábito anterior, o sea, no puede ser una idea o un objetivo, sino una tarea.  Por ejemplo, “contratar a un programador nuevo” o “planificar las vacaciones” son sólo proyectos, y están definidos todavía de un modo demasiado genérico para inducir a la acción. Lo que hay que hacer es convertirlos en “tareas” concretas, dejando claro cuál es la siguiente, la que va a activar la rueda de la ejecución (p.ej. “publicar un anuncio en InfoJobs” o “ir a ver a mi asesora de la agencia de viajes”).
11. Recopila de un modo sencillo y según tus necesidades: La primera actividad que recomienda el GTD en su ciclo de trabajo es “recopilar”. Para mí el sistema que proponen es excesivo, así que yo lo he simplificado al máximo. Antes tengo que decir que el “hábito de captura” ya lo tenía desarrollado porque nunca he confiado en mi memoria, que es pésima. Tengo el hábito de apuntarlo todo, y por eso siempre ando con una libreta a mano. Por cierto, eso que dicen tanto los GTDistas de que si recopilas “vacías la mente” de preocupaciones, no se cumple en mi caso. Yo puedo pasarlo todo a libretas u otros soportes, que la mente me sigue machacando hasta que no haya realizado la tarea. Sólo consigo “copiarla”, pero no “moverla”, porque la mente se calla sólo cuando sabe que la tarea está cumplida. Al grano, mi sistema de recopilación es simple: 1º) Un cuaderno donde llevo mi “lista de entrada” en la que voy apuntando todo lo quiero/debo hacer. Ahí apunto las ideas sin clasificar. Está todo mezclado porque las clasificaciones me agobian, y sé que me harían abandonar el método, 2º) Si se me ocurre algo y no tengo el cuaderno a mano, me mando un e-mail como recordatorio, y después paso la entrada al cuaderno, 3º) Repaso ese listado cada vez que tengo que hacer mi “lista de salida”, o sea, las tareas que voy a realizar hoy, mañana o durante la semana.

Nota: La imagen del post es del album de Thomas Leuthard en flickr.