GTD: Haz las cosas y gestiona con perspectiva (post-380)
Sigo con mi mini-seriado sobre el GTD (Getting Things Done), después del post anterior que generó una animada conversación gracias a las aportaciones que dejaron en el blog expertos y usuarios de esa metodología.
Esos comentarios me hicieron pensar bastante, así que mis respuestas fueron largas, hasta el punto que creo que podría escribir una nueva entrada sólo con esos textos, sobre todo cuando el debate trascendió al GTD y hablamos de lo que significan las metodologías como conjuntos (¿cerrados o abiertos?) de protocolos de actuación; pero prefiero dar por cerrado el tema que discutimos: ¿Es tan fácil el GTD como dicen?, y centrarme ahora en otros aspectos del GTD que pueden ser igual de atractivos. Por ejemplo, el énfasis que pone en adoptar una visión holística de la “productividad personal”, un término que pongo entre comillas porque, como se verá, no acaba de gustarme. Pero vayamos primero a lo positivo.
La idea de repensar el concepto de “productividad” (sea o no intuitivo, ni preciso, el santo palabro) como algo que significa “sacar lo mejor de cada uno” y no “producir más”, ni “hacer más en menos tiempo”, puede tener un efecto higiénico en la gestión personal, porque introduce una mirada global que abarca no sólo el “trabajo” propiamente dicho, sino también el resto de las áreas vitales de la vida.
Es lo que los GTDistas llaman “actuar con perspectiva”, una forma de expresarlo que sí me gusta, y bastante. Según ellos, trazar un “mapa vital” que nos permita visualizar el impacto de cada tarea en los objetivos que uno se ha planteado (a distintos plazos) es una buena referencia para organizarse con criterio. Casi siempre hay que elegir (decidir) a qué dedicar nuestro tiempo, y viene bien hacerlo de la forma más inteligente posible. Hay que concentrarse en lo esencial, en lo que realmente tiene sentido, mientras se aprende a descartar lo tóxico o superfluo que nos tienta cada día; así que mi lectura personal del asunto es que actuar con perspectiva significa optar por lo que yo creo ahora que a la larga me va a hacer sentir mejor conmigo mismo.
Ese propósito que suena tan lejano se puede concretar a través de un hábito tan simple (y exigente) como el de preguntarse antes de hacer algo: “¿pero de verdad vale la pena que yo haga esto ahora?”.
Claro, eso que se dice tan fácil, todos sabemos que es más complicado que la pera, y tampoco funciona como una ciencia exacta. No se trata de “maximizar” la eficacia de nuestras elecciones porque eso es estúpido, pero al menos disponer de una brújula o filtro que aporte lucidez, que ayude a recordar qué ganamos y qué perdemos cuando decidimos dedicar tiempo a una cosa o a otra. Yo soy de los que les gusta dejar siempre un margen a la improvisación, pero también sé que tener trazado un esbozo de mi “mapa vital” ayuda muchísimo a actuar con perspectiva, reduce mi estrés, e introduce más armonía en mis decisiones.
Matizaba en mi post anterior que la idea de “aprender a elegir con perspectiva lo que hacemos” es algo que se viene enseñando desde mucho antes que el GTD, y citaba a un clásico como Stephen Covey que dio buena lata con lo del propósito y la importancia de fijar prioridades vitales. Pero sí que es cierto que el GTD fija unas pautas que ayudan bastante a minimizar las resistencias y distracciones, y articula muy bien la visión estratégica dentro del quehacer diario, que es cuando se pone a prueba de verdad la perspectiva.
Volviendo al lío semántico, voy a argumentar por qué creo que “productividad personal” es un término desafortunado. La razón de base es esta: si tienes que explicar tanto un nombre para que no se malinterprete, entonces es que está mal elegido. Me consta que los GTDistas se desviven teniendo que aclarar lo que ellos entienden por ese concepto, respondiendo una y otra vez a las mismas preguntas. Eso ocurre porque “productividad” ha significado toda la vida “Hacer más, producir más, dada una cantidad de tiempo/recursos”. No es un término que se asocie de forma intuitiva con la calidad de la experiencia, como se pretende desde el GTD. La “Productividad” es, ni más, ni menos, que un ratio de output/input, o sea, qué consigues como resultado comparado con lo que has invertido. Es un palabro que toda la vida se ha asociado con la capacidad de conseguir más outputs por unidades de inputs, y de ahí la confusión que genera cuando eso se trata de vincular con la perspectiva y la calidad.
Por decirlo más claro: la idea de vincular una cosa que se llama “productividad” a lo cualitativo, a sentirse mejor con uno mismo, es precisamente uno de los mensajes del GTD más contraintuitivos y por tanto, más complicados de digerir; además de generar una predisposición negativa en mucha gente que siente desconfianza (con razón) hacia un término con unas connotaciones muy laborales y eficientistas.
En fin, no quiero ser malo, pero la única razón que encuentro para que los GTDistas se hayan casado con el término “productividad” es porque sus impulsores sabían que es un palabro-mágico para seducir al mundo directivo, que ha sido desde sus orígenes su target principal, el que más ha pagado por comprar el método. Sé que basta con hablarle de “productividad” a un directivo o empresaria, para que se le levante las orejas de un tirón, y se gaste la pasta sin rechistar.
Por redondear este punto, yo más que hablar de “hábitos productivos” hablaría de “organizativos”. Más que insistir en herramientas de “productividad personal”, diría que el GTD es un método para mejorar la “gestión personal” (organización personal), que es un término más neutral y sí apunta a la idea de calidad. Y a mí, desde luego, ser “más organizado” me dice mucho, muchísimo, como propósito.
Me gustaría terminar el post con una nota positiva, con lo que yo creo que es (con diferencia) la principal contribución del GTD a las metodologías de gestión/organización personal. Me refiero a esa forma tan clara que tiene de explicar cómo “convertir las cosas en acciones”. Es lo que yo más valoro del GTD, lo que más me ha impactado. Eso está contenido acertadamente en el propio nombre del método: “Getting Things Done” (“Dejar las cosas hechas”), y tiene un efecto notable en la capacidad ejecutiva de personas como yo, con cierta tendencia a procrastinar.
Interpreto a mi manera el proceso del GTD así:
- Intento ser diligente (me pongo ya, arranco, no procrastino)
- Decido con perspectiva (evalúo el impacto de lo que decido hacer y creo mi algoritmo de decisión)
- Introduzco hábitos que simplifiquen y automaticen mi gestión personal (rutinas sencillas, microtareas, listas minimalistas, delimitación de tiempos, etc.)
- Permanezco enfocado (concentrarse, centrar todos los sentidos, gestionar interrupciones).
Lo de aprender a ser diligente o proactivo, me parece de las cosas más gratificantes. Te pones en camino a la primera. Y si te has trabajado un poco la perspectiva, o sea, qué es lo (realmente) importante, la elección de cómo usar tu tiempo te produce menos estrés.
Ya está. El siguiente post va a estar dedicado íntegramente a compartir los hábitos y trucos que sí compro, y ya estoy aplicando, del GTD 🙂
Nota: La imagen del post es del album de Guccio en Flickr
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24 Comments
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Jeroen Sangers
Las palabras son importantes, pero la interpretación de cada palabra depende en gran parte de las experiencias de cada persona. El concepto ‘productividad personal’ puede tener un contexto de ‘hacer más’ para ti, pero al mismo tiempo Raúl puede tener otra interpretación.
Yo siempre intento usar las palabras de mis clientes, al menos al principio, porque así lo entenderán mejor. No obstante, tengo suerte de ser un formador, así que puedo explicar qué significa cada término.
El concepto más escuchado (y más equivocado) es la ‘gestión del tiempo’. Tampoco me gusta mucho el concepto ‘organización personal’, porque organizarse sólo es un paso intermedio y no es la solución. Personalmente me gusta más hablar de la ‘productividad personal’ y muchas personas interpretan este concepto como una versión más moderna de la gestión del tiempo. No obstante, también he encontrada bastantes personas que comparten tu interpretación más industrial de la productividad.
Creo que el concepto más correcto es algo como la ‘gestión de la atención’ y ‘gestión de la vida’, aunque son conceptos que requieren una explicación.
Amalio Rey
Desde luego, Jeroen, que la interpretación de cada palabra depende en gran parte de las experiencias de cada persona; pero no se puede negar que las palabras arrastren una historia, unas reminiscencias, unos sesgos, y que hay que contar con ellos a la hora de elegirlas, si queremos ser “eficaces” en su uso. Más aún cuando la eficacia de esas palabras puede impactar en la acogida que tienen por parte de las personas no-expertas a las que se quiere llegar. Por cierto, yo pienso que la visión de Raúl está muy marcada precisamente por su visión de consultor-economista, pero no es la muestra clásica a la que me refiero. Entiendo que para él la “productividad” pueda verse con esa flexibilidad.
Sí, es cierto, ya lo dije en un comentario anterior. Si vas a aprender GTD con un formador, con un coach, es fácil resolver los fallos intuitivos, porque alguien te lo explica. El problema viene cuando intentas acercarte al método o lo abordas de forma autodidacta.
Sip, sé las connotaciones negativas de “gestión del tiempo”, y las críticas que recibe desde el GTD. Bien!!, me gusta lo de “gestión de la atención”, expresa muy bien la esencia de lo que hemos venido hablando. Un saludo 🙂
Juanjo Brizuela
Este serial es de lo más interesante tanto para quienes están con ello todos los días como para quienes queremos “organizarnos” mejor… porque me surge la pregunta de ¿para qué necestiamos organizarnos mejor?
Tengo que encontrar la respuesta. ¿Me ayudas?
Jose Miguel Bolivar
Hola Juanjo. La pregunta es fantástica pero debe respondérsela cada uno. Yo sé para qué quiero ser más productivo pero eso no tiene por qué ser válido para el resto.
¿Qué harías si tuvieras 3 ó 4 horas más al día, todos los días del año? La respuesta te puede dar una pista… 😉
Abrazos!
Ana
Buenas tardes. Me sumo a vuestro interesante debate a pesar de ser una profana en la materia para, simplemente, responder a la cuestión de José Miguel, la cual me parece sumamente tentadora y retadora… Si mis días tuvieran 3 horas más, probablemente mi vida no cambiaría en nada.. Las llenaría de nuevas cosas e intentaría hacerlas lo mejor posible aunque mi deseo prioritario fuera “tumbarme a la bartola” (porque yo no creo que este cuerpo serrano me diera para más horas de batalla) y disfrutar de un merecido descanso después de organizar bien todas esas horas previas en las que habría intentado aplicar todos esos principios del GTD, que aconseja Amalio y con los cuales coincido. De todas formas, creo que no hay fórmulas mágicas, como casi para nada, y que cada uno debe tomar de aquí y de allá lo que mejor le funcione, dependiendo del uso, que no el abuso, que quiera darle a los recursos y las buenas entendederas de los expertos que aquí os dais cita y que compartís de manera gratuita con todos nosotros, los que os leemos con admiración. Un abrazo!.
Amalio Rey
Gracias, Juanjo. Bueno, cada uno tendrá su respuesta. En mi caso, por si te sirve, quiero “organizarme” bien por lo que dije en el post: “para poder sacar lo mejor de mí”, y “sentirme a la larga lo mejor que pueda conmigo mismo”. Me siento muy cómodo con ese propósito, y para eso intento darle un impulso positivo a mi gestión personal 🙂
Ana
Sigo disfrutando y aprendiendo de la conversación.
Sobre los motivos pro los que quiero aplicar “algo” de GTD, son varios, algunos ya comentados. En mi caso, el principal es que quiero incorporar y aplicar técnicas y buenos hábitos en la “Gestión de Proyectos” y desde hace mucho tiempo mi principal proyecto es “Yo”.
Si mejoro y aporto eficacia, productividad, ahorro en tiempo a este proyecto, “Miel sobre hojuelas”.
A seguir, aprendiendo y disfrutando de esta conversación y de los próximos post….
Jose Miguel Bolivar
Hola Amalio. Estoy disfrutando mucho con esta serie tuya sobre GTD 🙂
Vamos al grano. La palabra “productividad” está ahí, al margen de otros motivos que puedan existir, como los que apuntas, porque a GTD le importan un pepino tanto la “organización” como la “gestión”. Si algo es GTD, es un método orientado a resultados. Eso es lo que importa. Cómo valorar esos resultados es algo personal. Si quieres evaluarlos cuantitativamente, perfecto; si quieres hacerlo cualitativamente, o incluso un mix, pues también perfecto. Lo que GTD busca es ayudarte a que logres los resultados que deseas, muchos o pocos, importantes o menos importantes, e independientemente del ámbito de tu vida del que se trate. A mí personalmente no me mata la palabra “productividad”. Prefiero “eficacia”, ya que ese es el sentido con el que David Allen se refiere a ella. Pero insisto, GTD no es “eficiencia”, ni “organización” ni “gestión”. Eso, a lo sumo, serán medios para conseguir resultados o subproductos relacionados con el uso de GTD pero no son el fin de GTD.
Por otra parte, la perspectiva está muy bien y es indispensable pero sin control se queda a medio camino. Lo mismo sucede a la inversa. Cuando hay muchas más cosas para hacer que tiempo para hacerlas, no hay más salida que dejar cosas sin hacer. Y para dejar cosas sin hacer sintiéndote bien con las decisiones que tomas necesitas ambas cosas: control y perspectiva, es decir, a) saber cuáles son todas las cosas entre las que puedes elegir y b) tener claro que consecuencias tiene dejar sin hacer unas u otras. Como dice Rubén, la perspectiva con control se queda en buenas intenciones.
Espero impaciente el siguiente post.
Amalio Rey
Hola, José Miguel. Me alegra mucho verte por aquí, aportando tu punto de vista en la conversación.
En cuanto a lo que comentas sobre la semántica, no sé qué decirte. A mí me parece más importante de cómo tú lo planteas. Te he visto en charlas y conversas informales sobre GTD teniendo que explicar una y otra vez lo que para vosotros significa “productividad” porque no se entendía y generaba muchas suspicacias. Por cierto, me gusta bastante lo de “eficacia”, suena bien, y es mucho menos tendenciosa que “productividad”.
Lo que pasa, amigo, es que tú estás pillao por el “síndrome-del-experto”, según el cual una vez que aprehendes una metodología, construyes un lenguaje muy elaborado y te lo tienes bien aprendido, lo defiendes a muerte y das por hecho que es sencillo, y que básicamente “es así, y no hay vueltas”. Fíjate, yo noto eso en algunas de vuestras respuestas: un cierto exceso de seguridad, de celo, por mantener puro e inmaculado el GTD, como si ya todo estuviera dicho, y no hubiera nada que mejorar 🙁
Lo que dices que “al GTD le importan un pepino la organización y la gestión” me parece un simple juego-de-palabras, suficientemente provocador para tensar la atención, porque el GTD hace precisamente lo que yo digo: mejorar la organización y la gestión personal. Si eso lo haces bien, entonces tienen que venir “de cajon” los buenos resultados. Pero entiendo que hablar de “enfoque a resultados” vende más y mejor, así que acepto pulpo como animal de compañía 🙂
De acuerdo, JM, con lo del control y perspectiva. Agradezco que nos recuerdes eso. La verdad es que es tentador querer empezar por la “perspectiva” fijando grandes objetivos, pero eso suele generar muchas frustraciones por tener totalmente “descontrolado” el día a día. Me gusta el acento que pone el GTD en ayudarte al “control” del quehacer diario como cimiento para poder construir todo lo demás. En eso estáis muy acertados, porque a mí me ha pasado bastante lo de perderme en el bosque en busca de grandes objetivos vitales precisamente por no estar bien organizado.
La única matización que hago es que no me hace falta tener “todas las cosas entre las que puedo elegir”, ni necesito un “control” absoluto, tan perfeccionista. Me basta con sentir que mi día a día tiende a la armonía, y que se reduce mi estrés por dejar de querer abarcar demasiados palos, que es un mal crónico en mi caso 🙂
Rubén
Hola Amalio:
Para mí, lo importante de GTD relativo a lo que citas en el post, es la posibilidad de introducir la perspectiva en la ecuación de una manera bastante concreta. Esa manera concreta consiste, simplificando un poco, en determinar tu visión, fijar tus metas en tus diferentes áreas de responsabilidad y concretar cómo lograr esas metas mediante proyectos compuestos de acciones.
Esas acciones, parte de tus “proyectos clave”, los que te hacen avanzar hacia donde quieres ir (tú mismo has decidido esto) son las que debes priorizar sobre el resto de acciones que te inundan en el día a día (habría que ver si es posible delegarlas o hacerlas de una manera no tan “perfecta” ya que no requieren de esa exigencia).
El problema de limitarte a preguntarte “¿pero de verdad vale la pena que yo haga esto ahora?” es que si no has hecho el ejercicio de perspectiva que cito no serás capaz de responderte adecuadamente porque no sabrás el coste de oportunidad real de no hacer esa acción ahora (quizás implique no hacer una de las acciones de tus proyectos clave).
Por poner un ejemplo un tanto ridículo, imagínate que mi objetivo es “pensar sobre cuales son mis objetivos” y una acción para lograrlo es “pensar 10 minutos sobre qué quiero hacer dentro de un año”. Si tu no eres consciente del por qué de esa acción seguramente cualquier otra te parecerá más relevante. De hecho, la mayoría de personas nunca invertirán ni un minuto en estos “planteamientos vitales” o perspectiva y estarán todo el día perdidos en “hacer” cosas que, igual, no es necesario ni hacer.
Lo que te permite David Allen es incluir al amigo Covey en su estructura de una manera más o menos funcional. El peligro de no hacerlo así es que nunca tengamos tiempo de “hacer lo que hay que hacer” o todo cambio o perspectiva se quede en deseos de año nuevo que duran 3 semanas pero se desinflan hasta desaparecer.
Es un poco como yo lo veo.
Amalio Rey
Hola, Rubén:
Así es, la “perspectiva” se implementa por el GTD de una forma mucho más operativa o “funcional”. Obviamente, la pregunta de “¿pero de verdad vale la pena que yo haga esto ahora?” solo funciona si has hecho antes el ejercicio de fijar referencias vitales. Una cosa viene asociada con la otra, si no… la pregunta carece de sentido.
Un saludo
marianosbert
Gracias por compartir tus repensamientos. Coincido contigo en esa sensación incomoda que se da al manejar la palabra productividad y por mi parte la sustituyo y a veces la combino, por exigencias del guión, con la palabra organización. Mucho más fresca y cercana al crecimiento personal. Que entendemos por ser productivo nos puede llevar horas de discusión innecesarias en la mayoría de los casos.
El tema de la perspectiva es fundamental para mi. Todo alineado con lo que soy y quiero hacer. Mi para que.
Amalio Rey
Hola, Mariano:
Coincidimos en preferir “organización” que “productividad”. A mí me parece también “más fresca”, pero ya ves, otros no piensan lo mismo.
De acuerdo con la relevancia de la “perspectiva” 🙂
Un saludo
Marlie
Your posting is abltsuoely on the point!
Ana
Amalio, disfrute y aprendí mucho con tu primer post sobre este tema y sus comentarios, así que aquí me tienes a la espera de las entregas.
Desde que te conozco, uno de los temas que me encanta es la importancia que das a las palabras. Es más, he añadido ese buen hábito tuyo de consultar el significado de las mismas como primer paso.
A mi el término productividad, ya me crea algo de estrés y me acelera, será tal vez por el uso que le hemos dado en el pasado?.
Lo dicho, a la espera de siguientes post y con ganas de iniciarme poco a poco en temas básicos de GTD.
Buen fin de semana!
Ana
Amalio Rey
Gracias, Ana, por lo que dices. Efectivamente, las palabras tienen una gran importancia, porque se dotan de (un buen) significado en la medida que las entendemos mejor. Es a lo que en mi barrio llaman rigor 🙂
Raúl Hernández González
Otra vez discrepo. Es productividad con todas las letras. Conseguir el máximo output (la vida lo más parecida a lo que queramos que sea) con el mínimo uso de recursos (tiempo, esfuerzo, atención…) posibles.
A mí desde luego no me rechina.
Amalio Rey
Bien, Raúl. Si a tí no te rechina, me parece estupendo 🙂
un saludo