8 hábitos sencillos de productividad personal que a mí me funcionan
POST Nº583
La mejor definición de productividad personal es, para mi gusto, la que podemos inferir de Peter Drucker: “Hacer bien las cosas correctas”. En esa misma línea, el bueno de José Miguel Bolívar, mi orientador de cabecera en estos temas, suele hablar de “efectividad” para referirse a la combinación de “eficacia” (conseguir objetivos bien planteados o, en definitiva, hacer las cosas correctas) con “eficiencia” (hacer bien las cosas).
Para ser eficaces habría que definir objetivos inteligentes (o, si prefieres, saludables), y conseguirlos. Para ser eficientes, al menos como lo veo yo, no hace falta obsesionarse con hacer cada vez más cosas, sino que sería suficiente con aprender a minimizar el “desgaste evitable” que se produce cuando hacemos las cosas (rematadamente) mal.
Planteado así, a mí me interesa mucho ser más efectivo, o sea, mejorar mi productividad personal, y en eso llevo trabajando hace tiempo aunque en modo amateur. Por aquí he escrito varios posts sobre el tema, entre los que destacaría éste: “Trabajo profundo, o el control de la atención como una destreza vital”. También publiqué algunas entradas sobre GTD, que tuvieron buena acogida en las redes.
Soy poco de liarme con teorías complejas para gestionar el día a día, y ya he dicho que el GTD, llevado con rigor como sistema, a mí me sobrepasa. Con todo el respeto para los que son capaces de adoptarlo, reconozco que yo no puedo con tanto orden. Así que hoy voy a compartir algunas técnicas o reglas simplonas pero potentes que han mejorado notablemente mi productividad personal. Algunas se repiten de posts anteriores porque han superado la prueba del tiempo, instalándose como hábitos. Venga, al grano:
1. Empezar la mañana con los huesos:
Nunca empiezo a trabajar en la mañana por lo que más me divierte o me gusta, que tiene más posibilidades de “salir solo” después, cuando me quite de encima los marrones. Cuando inicio mi sesión del día, trato de aplicar esa sentencia que dice: “haz lo correcto, no lo más apetecible”. Ese principio es aún más pertinente si me siento bajo de ánimo, porque sé que en esas circunstancias tiendo a acomodarme. Si arranco la mañana haciendo aquello que menos me gusta, pero sé que debo hacer, después que lo termino se produce un efecto-recompensa de me ayuda a afrontar lo que queda del día con mucha energía. Así que ya sabes: quítate bien temprano los marrones de encima, y ya verás la fluidez con que trabajas el resto del día.
2. Técnica del Queso Gruyer:
Una de las razones más habituales para procrastinar, o sea, posponer tareas que tienes que hacer ya, es cuando sientes que son demasiado grandes para hincarles el diente. Son esos proyectos o deberes que no sabes cómo empezarlos porque te disgustan y/o te desbordan. En esos casos, aplico la técnica de ir dándole mordiscos hasta hacerlos manejables. Empiezo lo más pronto que pueda a “chiquitearlos”, abriéndoles huecos como el queso Gruyer. A medida que los voy rebajando, ya dejan de impresionarme. Y lo mejor es que, cuando hago eso, abro ventanas de oportunidad para que afloren ideas de forma natural. Desde el primer mordisco ya me pongo en modo-rumiar, porque empiezo a entender la tarea, y eso ayuda a que las ideas vengan solas, sin presión. Por ejemplo, hago eso con las entradas que publico en este blog. Tengo una carpeta que se llama “posts en borrador”, donde voy abriendo ficheros con temas sobre los que me va interesando escribir. A partir de ese momento, “mordisqueo” el texto con nuevas ideas a medida que aparecen. No miento si digo que tengo más de 400 entradas en esa carpeta, algunas iniciándose, otras a medias, y unas pocas a punto de convertirse en posts. Pocas veces escribo de un tirón, desde una hoja en blanco. Y eso mismo hago con los proyectos desde el primer día que me piden trabajar en ellos.
3. Trabajar por lotes:
Siempre intento organizar mis tareas por lotes de características parecidas. Esto ya lo recomienda el GTD con su “gestión de listas por contextos”. No mezclo actividades de distintas naturaleza porque sé que saltar de una a otra me genera elevados costes del cambio. A más diferente sea la tarea-A de la B a la que cambie, más elevado tiende a ser, en palabras de Sophie Leroy, profesora de la Universidad de Minnesota, el “residuo de atención”, que es esa parte de nuestra atención que se desaprovecha porque sigue pensando en la tarea anterior. La fluidez que se consigue juntando en lotes homogéneos e independientes, por ejemplo, las llamadas por teléfono, las gestiones que hay que hacer en la calle, las respuestas a los e-mails, o las búsquedas por Internet, es muy superior a que si hacemos primero una búsqueda por Internet, después llamamos por teléfono a una persona, seguidamente salimos a hacer una gestión, volvemos a llamar por teléfono e intercalamos búsquedas por Internet con reuniones u otra actividad de naturaleza distinta.
4. Atención plena, cueste lo que cueste:
Puedo estar mucho tiempo sentado trabajando, sin distraerme. No nací con esa habilidad, sino que la he entrenado a base de disciplina. La verdad es que yo le he echado un montón de horas a aprender a concentrarme para echar horas. Lo primero que hice fue poner en cuarentena las fuentes más comunes de interferencias, y para eso, me preocupé por reconocerlas a base de auto observación. A menudo, cuando estoy redactando, quito internet y pongo mi móvil en modo avión. No me crea ninguna desazón desconectarme de las redes un buen tiempo, incluso una mañana entera, para estar centrado. Todo lo contrario, me resulta muy agradable para conseguir estados de fluidez en la escritura. También, debo decir, ahí tenemos un reto de diseño de contextos que lo favorezcan. Por ejemplo, he estado tentado mil veces de irme a un centro de co-working o a uno de esos lugares abiertos donde se socializa, porque es cierto que a menudo me siento algo solo; pero no tardo mucho en corregirlo, porque sé que la productividad que consigo en solitario es imbatible. No ignoro que me pierdo cosas así, pero es mi decisión. Pongo a raya las interrupciones, y en eso soy un gendarme, a costa de parecer antipático a veces porque mucha gente no está acostumbrada a esperar por una respuesta. Esto conecta con el punto que sigue.
5. Gestionar (casi) todo en asíncrono:
Como mi tiempo quiero gestionarlo yo, soy minimalista en el uso de las notificaciones. A decir verdad, las aborrezco. Están (casi) todas silenciadas, salvo las de WhatsApp, que a veces las activo, cuando estoy esperando alguna comunicación importante. Estoy convencido de que casi toda la comunicación se puede gestionar en modo asíncrono, partiendo del principio de que el momento en que la gente quiere comunicarse conmigo es el suyo, pero yo debería poder decidir cuándo quiero responder. Por eso adoro el correo electrónico (mis clientes y amigos lo saben), pero detesto el teléfono, que es un canal síncrono, porque me parece muy invasivo. Entiendo que cada uno/a depende de sus circunstancias, y hay muchas personas que deben tener el teléfono receptivo porque reciben muchas llamadas que pueden significar oportunidades. Pero también sé que lo habitual es ser demasiado laxos en esa receptividad, y en aceptar las prisas que nos meten los otros para que estemos a su disposición. Dos ejemplos: (a) Los grupos de WhatsApp son un peligro, un saco sin fondo: yo estoy solo en dos grupos porque no me queda más remedio (uno de un proyecto, en el que estamos solo 4 personas, y otro del equipo de futbol de mi hijo pequeño, porque si no estoy ahí, no me entero de los entrenamientos), (b) Las llamadas comerciales intempestivas las despacho en menos de 10 segundos con un “gracias, no me interesa”, sin dar la más mínima oportunidad de que desplieguen su verborrea automática.
6. Evitar las redes sociales y los e-mails al arrancar la mañana:
Ésta me parece una práctica con un impacto tremendo en la productividad. Me repito aquí de otros posts, porque suelo insistir mucho en este hábito: No revises el correo, ni te pongas a navegar por las redes sociales, al iniciar tu sesión de trabajo por la mañana. Créeme, no lo hagas, porque son actividades que dispersan y generan ansiedad. Es mejor ponerse con ello en un siguiente cambio de actividad. El razonamiento es sencillo: cuando uno se levanta tiene la capacidad de atención, la vitalidad y las energías muy frescas y receptivas, así que eso hay que aprovecharlo para tareas de impacto y que exigen foco. Como te pongas al arrancar la mañana con las redes sociales, o el e-mail, que implican estar saltando de una rama a otra, ya te digo que después te costará mucho más concentrarte.
7. Usar mi bandeja de entrada del e-mail para capturarlo todo:
En esto no debo ser un buen ejemplo. Reconozco que es una solución algo primitiva pero después de probar muchas otras opciones más avanzadas, mi bandeja de entrada del correo electrónico sigue siendo mi único centro capturador de pendientes. Antes usaba también una libreta, pero ya no. En mi bandeja de entrada empieza y termina todo, dada mi naturaleza viejuna. A veces me mandan mensajes por WhatsApp consultándome cosas, y les pido que me los reenvíen al e-mail, que es de donde gestiono (en modo asíncrono) todos mis pendientes. De hecho, cualquier idea que se me ocurra, me la mando a mí mismo como un correo. A medida que proceso los e-mails, los mando a carpetas organizadas por etiquetas para almacenarlos por temas. Trato de tener la bandeja lo más limpia que pueda, y mi medida de limpieza es que pueda ver el último mail de la carpeta de recibidos en la pantalla de mi ordenador sin tener que hacer scroll. No siempre lo consigo, pero soy perseverante en intentarlo.
8. Escribir mi Do’list en papel la noche anterior:
La noche anterior procuro tener claro al menos las tres cosas más importantes que tengo que hacer al otro día, apenas me levante. Y como dije antes, empezando siempre por lo que menos me gusta. Son mis prioridades del día siguiente. Esto, en mi caso, es muy saludable porque no quiero distraerme pensando mañana qué tengo que hacer. Levantarme con los objetivos claros me energiza, y me aporta un foco increíble. También me ayuda a ir pensando, de forma relajada, mientras hago otras cosas durante la noche, en ideas de cómo abordar esas tareas del siguiente día. Lo escribo en papel porque puedo ponerlo bien visible sobre mi mesa y porque me encanta disfrutar el momento de tachar con energía una tarea cuando está terminada.
Pues nada, ahí te dejo espacio infinito en los comentarios por si quieres compartir conmigo, y otros lectores, tus prácticas, hábitos, técnicas y manías para mejorar la productividad personal. Claro, como si prefieres argumentar por qué no te interesa en absoluto ser más efectivo/a. También puede interesarnos 😊
Gonzalo del Val
Estimado «profe», genial y en cierta medida compartida la mecánica de trabajo o de «faenas» diarias…
Solo añadiría o mejor, sugeriría una, la lectura de algo literario, sea novela, ensayo o… filosofía, sea oriental u occidental, es indiferente y pensar, reflexionar e idear con esquemas quizás anteriores a la actualidad, pero en todo caso con planteamientos, situaciones y circunstancias humanas y hasta cierto punto parecidas de forma sustantiva a las actuales, cambian las formas si, pero no el fundamento de la vida, la humanidad y la ética…
Y como sabes que me gusta el taoísmo y la cultura china, te dejo un capítulo del libro «Hua Hu Ching», me parece que es adecuado a tu texto y reflexión, o al menos así me lo parece…
¿Por qué correr en pos de la verdad?
Esta vibra en cada cosa y en cada no cosa, desde la punta de tu nariz.
¿Puedes estar en calma y ver la verdad en la montaña?, ¿en el pino?, ¿en ti
mismo?
No creas que la descubrirás acumulando más conocimiento.
El conocimiento crea duda, la duda te hace tener hambre de más conocimiento.
No te puedes saciar comiendo de este modo. La persona sabia se alimenta de
algo más sutil: Se alimenta de la comprensión de que lo que tiene nombre nació
de lo que no tiene nombre, de que todo ser fluye del no ser, de que el mundo
que se puede describir emana de una fuente indescriptible.
Encuentra esta verdad sutil dentro de su propio ser y llega a estar
completamente satisfecho. Así pues, ¿quién puede permanecer tranquilo y
contemplar el ajedrez del mundo?
Los insensatos siempre están haciendo movimientos impulsivos, pero los sabios
saben que la victoria y la derrota se deciden por algo más sutil.
Saben que existe algo perfecto antes de que se haga ningún movimiento.
Esta perfección sutil se deteriora cuando se aprenden acciones artificiales; así
pues, conténtate con no alterar la paz.
Permanece en silencio.
Descubre la armonía en tu propio ser. Acéptala totalmente.
Si puedes hacer esto, lo obtendrás todo y el mundo sanará de nuevo.
Si no puedes hacerlo, te perderás para siempre en la sombra.
Capítulo 38 del libro «Hua Hu Ching» de Brian Walker
Enlace web al texto del libro: https://www.consciouslivingfoundation.org/ebooks/Span13/Lao%20Tse%20-%20Hua%20Hu%20Ching.pdf
Amalio Rey
Hola, Gonzalo: Pos’si, es buen hábito buscar tiempo para leer libros. Algo literario. Ahí yo ando con muchos deberes pendientes pero sé que es una práctica muy saludable. Gracias por tu recomendación taoísta. Un saludo
Gonzalo del Val
Gracias a ti, «profe», por tus sugerencias, ideas, pensamientos, reflexiones… Todo resuena en el «ánimo» y en la escucha atenta… y claro, tu ofreces lo mejor de ti, en cursos y me parece, sin conocerte demasiado, que también en tu día a día…
Gracias por hacerme resonar y vibrar con alegría, dicha y mis obligaciones y tareas de forma llevadera y sugerirme paciencia, reflexión y positividad…
Hacer esto, se solo mérito tuyo y del grupo de «Innovación», sacar de un hombre escéptico y algo «cabezón» o testarudo, sus ideas más prácticas y encima, ponerlas en marcha «ya», si aquí y ahora comienza cualquier cambio o «innovación»…
Ahora mismo, cuando escribo estas líneas… vuelo en mis ideas y pensamientos para que el día de hoy sea un día «bueno» y pueda ir a casa a comer dichoso y alegre…
Aupa, «profe»…
¡¡¡Eres bueno y está bien decirlo fuerte y alto!!!
Seremos pocos… puede, pero los suficientes para hacer de hoy y de este momento un día dichoso y «memorable»…
Adelante con la innovación!!!!
Un saludo
Gonzalo del Val
Iván
Muy interesantes los hábitos que tienes Amalio, posts sobre estos temas siempre orientan y ayudan. Por cierto, hace ya un par de años empecé a hacer ese que haces de desconectar de las redes en vacaciones. Un abrazo.
Amalio Rey
Hola, Iván. Por ahí vamos, amigo, intentando gestionar bien la atención. Lo de desconectar en vacaciones es absolutamente vital. Un abrazo
Pedro
Muy bien Amalio. Siempre es bueno leerte porque lo que compartes es una destilación de lo que has vivido y lo haces clara y directamente.
Amalio Rey
Hola, hermano!! Qué bueno leerte por aquí. Me alegro que te haya gustado el post. Un abrazo fuerte
Julen
Me da que mil personas, mil sistemas distintos. Gracias por compartirlo, Amalio. Siempre da ideas… jeje
Amalio Rey
Gracias a ti por intercambiar también tus «manias productivas», que sé que las tienes y muy efectivas 🙂
Joaquín Peña Siles
Muy buen post y pautas Amalio. Llegar a un subconjunto tan certero deja ver la mucha sabiduría y experimentación que hay tras ella. Yo coincido también contigo en no compartir la rigidez de GTD. Ejecutar el método no es el fin, sino ser más “productivo” , “feliz”, “efectivo” o como quiera llamarse. Es más auroconociento y las pautas correctas y en el post hay mucho de estos dos ingredientes. Como siempre un placer leerte aunque no me suela animar a comentar.
Amalio Rey
Hola, Joaquín. Un placer verte por aquí. Me alegra leerte, porque es cierto que no te había visto antes comentar. Sip, el autoconocimiento es importante porque nos ayuda a elegir las herramientas que más encajan con nuestra manera de ser. Así fluimos mejor. Un saludo
Juan Manuel Reina Gil
Muy buen post por su utilidad diaria. En demasiadas ocasiones olvido algunas de estas reglas que tanto bien me hacen (y otras que no conocía y que pienso aplicar).
Como hay que ser agradecido con quienes comparten información tan útil, quiero compartir contigo (y la audiencia) esa maravilla que es la Lista Robinson.
Gracias a ella, sigo sin recibir llamadas comerciales y emails “disruptores” de mi actividad. Muchos años de tranquilidad avalan esta herramienta.
Además, algún día te mostraré presencialmente cómo utilizo el Calendario para hacer seguimiento a todas las tareas a realizar. Seguro que te será útil.
Amalio Rey
Hola, cuñao!!
Pos’si, habría que explicar que la «Lista Robinson» (https://www.listarobinson.es/) es un servicio que evita la publicidad no deseada. El Servicio de Lista Robinson permite, de forma fácil y gratuita, evitar publicidad de empresas de las que no seamos clientes o a las que no hayamos facilitado nuestro consentimiento. Funciona para publicidad por teléfono, correo postal, correo electrónico y SMS/MMS. Poner en esa «lista negra» a empresas que molestan nos ahorra interrupciones. Lo que pasa es que requiere disciplina, pero es lo de siempre: nos falta tiempo porque no dedicamos tiempo a organizarnos para que nos sobre el tiempo 🙂
Me encantará que me enseñes presencialmente cómo usas tu Calendario. Seguro que aprendo mucho de ti. Un abrazo
DANIEL
Muchas gracias Amalio, me aporta mucho este post. Me percibo como una persona bastante desordenada. Ya al menos no me fustigo, si bien para mí tiene mucho atractivo intelectual aliviarme el sufrimiento que me aplico por estos motivos. A veces, pienso, que esto de la productividad está alineado con el discurso imperante del éxito y el fracaso, más centrado en una concepción mercantilista de nosotros mismos que en una actitud ante la vida de hacer bien las cosas correctas.
Te sugiero, si no lo has leído, este post por si te sirve para profundizar en el diseño de contextos que favorezcan el estado de fluidez https://www.fitnessrevolucionario.com/2018/11/17/entorno-y-disciplina/.
Gracias siempre.
Saludos
Amalio Rey
Gracias, Daniel. Leeré con mucho interés el artículo que recomiendas.
En cuanto a lo que dices de que esto de la productividad «está alineado con el discurso imperante del éxito y fracaso», pienso que, efectivamente, no te falta razón. Es bastante así. Por eso empecé este post intentando dejar bien claro qué entiendo yo por «productividad personal», y que no tiene nada que ver con lo mercantilista. Pensar en que ser productivo/as significa «hacer bien las cosas correctas» me parece muy saludable. Saludos
Joan Carles Torres
Gracias, Amalio, por contarnos las cosas «simplonas» esas que te ayudan a ser más efectivo. Menos la 6, las comparto todas. Quizás porque no soy dueño de mi trabajo, no puedo obviar el correo a primera hora, quizás las ‘supuestas urgencias’ de quienes están por encima en el escalafón no lo sean en realidad, pero el escalafón es lo que tiene…
¡Un abrazo!
Amalio Rey
jjjj…. Joan, ¿menos la 6? Pero, dime, ¿no la compartes, como un buen hábito, o te cuesta aplicarlo? Créeme que es algo muy importante, que funciona de maravilla, aunque cueste un montón hacerlo. Aunque no seas dueño de tu trabajo, podrías acostumbrar a jefe/as y cliente/as a que tengan más paciencia. Es cuestión de explicarles bien cómo trabajas. Inténtalo. Igual es más viable de lo que crees. Un abrazo
Vicente Feliú
Coincido plenamente contigo, Amalio. Agradezco al hermano Orestes Hernández por llevarme a estas reflexiones que sin percatarme del todo las he seguido y me han llevado a buenas rutas, y a pésimas cuando las olvido.
Gracias y Abrazos
Amalio Rey
¡¡hombre, Vicente Feliú!! qué honor ver escribiendo en mi blog a una auténtica leyenda de la Nueva Trova cubana. No pierdas la costumbre de pasarte por aquí, crack. Un abrazo
Guillermo
Gracias Amalio,
Una buena medida de lo bueno que es un escritor podría ser el sentir de que escribe para uno, en tu caso ya te lo he dicho en otras ocasiones hasta que punto me ocurre y esa sensación sigue en aumento. Al igual que para ti Miguel Bolívar es mi referente en estos temas y al igual que a ti, GTD me supera.
Sobre la productividad personal me planteo porqué nos resulta algo en parte ajeno si, en teoría, hemos debido ser productivos desde el colegio y también, en teoría, tenemos que ser productivos en nuestro trabajo, en mi caso además, trabajando en proyectos y más tarde gestionándolos la productividad estaba claramente definida por el margen de beneficio. Está claro que si nos cuesta ser productivos con nuestros propios proyectos es en parte porque no estamos educados para serlo.
Amalio Rey
Gracias, Guillermo, por tus amables palabras. En cuanto a la productividad, yo no lo vería como algo binario de: soy productivo o no lo soy. Es un continuo, que uno puede ir mejorando, y nos cuesta más, cuando hay que cambiar hábitos. Un saludo